Huomioitavaa

Kaikissa toimissa edellytetään, että puhelinyhdyshenkilöllä on yksikön johtajan antamat valtuudet tehdä tilauksia, muutoksia ja hallita yksiköön liittyviä puhelin- ja liittymäasioita. Puhelinyhdyshenkilö sopii yksikön johdon kanssa mitä vakioituja puhelinmalleja ja palveluita käytetään eri työtehtävissä, sekä mihin kulut ja kustannukset yksikössä kohdennetaan.

Käytettävien puhelinmallien ja liittymäpalvelujen tulee tukea työtehtäviin liittyviä tarpeita, eikä tarpeettomia tai perusteettomia laitteita ja palveluita hankita.

1. Uuden puhelimen tilaus ja toimitus

1. Työntekijä tarvitsee puhelimen ja tieto asiasta tulee puhelinyhdyshenkilölle.
2. Puhelinyhdyshenkilö tekee sisäisen tilauksen (laite, liittymä, lisälaitteet, datapaketit) lomakkeella help.jyu.fi palvelussa, joka vastaanotetaan Digipalveluissa. Digipalvelut hyväksyy tilauksen ja on yhteydessä tilaajaan mahdollisissa tilaukseen liittyvissä yksityiskohdissa. Puhelimen tilaaja saa kuittauksen hyväksynnästä sähköpostitse. 
3. Uusi puhelin voidaan valita toimitettavaksi joko puhelinyhdyshenkilölle, käyttäjän kotiosoitteeseen (toimituskulut) tai loppukäyttäjä voi itse noutaa laitteen Midare:n toimipisteestä (henkilökortti mukaan).
4. Mikäli toimitus ei vastaa tilausta, niin puhelinyhdyshenkilö ottaa yhteyttä Midareen tai Digipalveluihin.
5. Puhelinyhdyshenkilö luovuttaa puhelimen työntekijälle. Työntekijä tekee puhelimen käyttöönoton, sekä ottaa laitteen käyttöön (ohjeet henkilökunnalle: puhelimen käyttöönotto).

2. Uuden puhelinliittymän tilaus ja toimitus

1. Työntekijä tarvitsee uuden puhelinliittymän ja tieto asiasta tulee puhelinyhdyshenkilölle.
2. Puhelinyhdyshenkilö tekee sisäisen tilauksen (liittymä, datapaketit) lomakkeella help.jyu.fi palvelussa, joka käsitelläänDigipalveluissa. Digipalvelut hoitaa tilauksen eteenpäin ja kuittaus tilauksen etenemisestä tulee puhelinyhdyshenkilölle sähköpostitse.
3. Uusi liittymä toimitetaan (SIM-kortti) puhelinyhdyshenkilölle ja hänen kauttaan loppukäyttäjälle. Tämän jälkeen käyttäjä asentaa SIM-kortin puhelimeen ja voi alkaa käyttämään laitetta (ohjeet henkilökunnalle: puhelimen käyttöönotto).

3. Olemassa olevaan puhelinliittymään tehtävät muutokset

1. Työntekijän olemassa olevaan liittymään tarvitaan muutoksia ja tieto tästä tulee puhelinyhdyshenkilölle.
2. Puhelinyhdyshenkilö tekee muutoksista sisäisen muutostilauksen help.jyu.fi lomakkeella. Digipalvelut hoitaa asian eteenpäin ja kuittaa muutokset tilaajalle tikettijärjestelmän kautta.
3. Digipalveluista toimitetaan puhelinyhdyshenkilölle/asiakkaalle tieto, kun muutokset on tehty.

 

4. Vikaantuneen puhelimen vaihto

1. Työntekijä ilmoittaa puhelinyhdyshenkilölle, että puhelin on rikki.
2. Puhelinyhdyshenkilö ottaa yhteyden JY puhelinpalveluihin, josta kerrotaan kuinka toimitaan
3. Jos laitteen tilalle tarvitaan välittömästi varalaite, voi puhelinyhdyshenkilö ottaa yhteyttä Digipalveluihin. Varalaitteita on rajallinen määrä. Varalaite palautetaan aina takaisin Digipalveluille korvaavan puhelimen saapuessa.

• Nykyiset varalaitteet ovat pääsääntöisesti älylaitteita nk. Poolipuhelimia ja niille on aina tehtävä käyttöönotto.
• Jos tahdotaan vain puheluihin ja tekstiviesteihin kykenevä peruspuhelin, löytyy niitä muutamia kappaleita. 

4. Korvaavan laitteen saavuttua puhelimen haltijalle tai puhelinyhdyshenkilölle asiakas irrottaa vikaantuneesta puhelimesta SIM-kortin sekä mahdollisen muistikortin ja asentaa ne korvaavaan laitteeseen. Tämän jälkeen työntekijä voi alkaa käyttämään laitetta (ohjeet henkilökunnalle: puhelimen käyttöönotto).
5. Vikaantunut puhelin toimitetaan puhelinpalveluihin sisäisellä postilla. Kirjaa merkintä ”rikkinäisen puhelimen palautus”kirjekuoreen tai pakettiin. 
6. Palauspussi laitetaan yliopiston sisäiseen postiin (yksikön postitilaan) ja postitetaan yliopiston keräyspaikkaan edelleen toimitettavaksi huoltoon.

    

   Huom! Kaikki puhelimessa oleva tietosisältö (puhelimen muistissa) häviää puhelimen palautuessa korjattavaksi. 
   Huom!! Henkilölle palautuva uusi puhelin ei ole sama kuin laite, joka toimitettiin korjaukseen. Uusi puhelin on kuitenkin samaa mallia ja tyyppiä kuin alkuperäinen (jos mallia on saatavilla).
   
   

    

   5. Puhelimen vaihto

7. 1. Työntekijällä on tarve vaihtaa puhelinmallia.
   2. Puhelinyhdyshenkilö arvioi onko vaihto tarpeen, neuvoja voi kysyä puhelinpalveluista
   3. Puhelinyhdyshenkilö tekee tilauksen help.jyu.fi:n puhelintilaus-lomakkeella, joka vastaanotetaan Digipalveluissa. Digipalvelut hoitaa asian eteenpäin ja kuittaa tilauksen tilaajalle.
   4. Uusi puhelin voidaan valita toimitettavaksi joko puhelinyhdyshenkilölle, käyttäjän kotiosoitteeseen (toimituskulut) tai loppukäyttäjä voi itse noutaa laitteen Midare:n toimipisteestä (henkilökortti mukaan)
   5. Asiakas irrottaa vaihdettavasta puhelimesta SIM-kortin ja mahdollisen muistikortin sekä asentaa ne uuteen puhelimeensa. Tämän jälkeen työntekijä voi alkaa käyttämään laitetta (ohjeet henkilökunnalle: puhelimen käyttöönotto).
   6. Vaihdettu ja palautuva puhelin laitetaan sisäisellä postilla Digipalveluihin, osoitteella: Puhelimet/Digipalvelut, Lähde Kirjasto, B311.2. Kirjekuoreen merkintä ”palautuva puhelin/liittymä”. Palautuksessa käytetään yliopiston kirjepusseja.

   Huom! Kaikki puhelimessa oleva tietosisältö (puhelimen muistissa) häviää puhelimen palautuessa takaisin kiertoon.

6. Puhelimen tai liittymän palautus

1. Työntekijä tyhjentää puhelimen (tehdasasetuksille palautus).
2. Työntekijä palauttaa puhelimen, SIM-kortit, muistikortit ja lisätarvikkeet puhelinyhdyshenkilölle.
3. Puhelinyhdyshenkilö tekee ilmoituksen Digipalveluihin lomakkeella ”Puhelimen palautus”, jolloin numerotieto poistetaan vaihteesta ja liittymä suljetaan.
4. Puhelinyhdyshenkilö lähettää palautuvan puhelimen ja liittymän sisäisellä postilla Digipalveluihin, osoitteella: Puhelimet/Digipalvelut, Lähde Kirjasto, B311.2 . Kirjekuoreen merkintä ”palautuva puhelin/liittymä”. Palautuksessa käytetään yliopiston kirjekuoria.