Mitä HelpJYU:sta löytyy?

HelpJYU on palveluportaali, jonka kautta saa yhteyden yliopiston palveluihin. HelpJYU:sta löytyvät eri yksiköiden palvelupyyntölomakkeet (Palvelut ja neuvonta), ohjeita eri tilanteisiin (Ohjeet) sekä tekninen tukipyyntölomake (Apua IT-ongelmaan), jolla voi pyytää apua, kun ongelma koskee esim. käyttäjätunnusta, sähköpostia, sovellusta, oppimisympäristöä, laitetta tai verkkoa. Kaikki lomakkeet ovat saatavilla suomeksi ja englanniksi.

HelpJYU:sta löytyviä yksikköjä ovat mm. Digipalvelut, Koulutuspalvelut, Avoimen yliopiston opintopalvelut, Talous- ja henkilöstöhallinto, Tilapalvelut sekä Avoimen tiedon keskus.

Etusivulta löydät myös ajankohtaiset uutiset. Häiriötilanteessa HelpJYU:n yläreunasta löytyy kuvaus meneillään olevasta häiriöstä, joten jos jokin palvelu ei toimi, tarkista, onko siitä ilmoitus palvelun ylälaidassa. Tällöin tukipyyntöä ei välttämättä tarvitse lähettää, vaan ongelmaa ratkotaan jo parhaillaan!

HelpJYU:ssa olevia ohjeita voi lukea palveluun kirjautumatta, ja myös joitakin lomakkeita voi täyttää ilman kirjautumista. Kaikki lomakkeet eivät kuitenkaan ole näkyvissä kirjautumattomille käyttäjille. Kirjauduthan sisään nähdäksesi kaikki saatavilla olevat palvelut. Jos käytössäsi ovat olemassa olevat yliopiston tunnukset (myös avoimen yliopiston opiskelijoilla on yliopiston tunnukset), kirjaudu ensisijaisesti niillä sisään. Yliopiston tunnuksia hallitaan OMA-palvelussa.

Jos yliopiston tunnusta ei ole käytössä, voit rekisteröityä palveluun tai HelpJYU-tunnus luodaan puolestasi täyttäessäsi jonkin lomakkeen. Mikäli olet unohtanut HelpJYU-tunnuksesi salasanan, voit vaihtaa sen täältä.

Mitä lomaketta kannattaa käyttää?

Teknisiin ongelmiin suositellaan käyttämään Apua IT-ongelmaan -lomaketta, sillä lomakkeella kysytään sopivasti tarkentavia tietoja ongelmatilanteeseen liittyen ja se lähetetään suoraan digipalveluihin.

Muussa tapauksessa tarkastele palvelutarjontaa Palvelut ja neuvonta -valikon alta. Portaalista löytyy eri aihealuettain lajiteltuja palveluita, mm. opiskelun alta alumniopiskelijaksi ilmoittautuminen tai yleinen yhteydenotto opiskelijapalveluihin, ja opetuksen alta digiopetuksen tukea tai Sisu-toteutuksen ja Moodle-kurssialueen yhdistäminen. Ohjelmistot, laitteet, tekninen tuki-kategoriasta löytyy teknistä tukea eri tilanteisiin, mm. sovelluksen asennus koneelle tai Video- ja AV-tuki. Huom, joidenkin lomakkeiden näkyvyyttä on rajattu käyttäjän roolin mukaan!

Voit hakea ohjeita ja lomakkeita myös yläpalkin haun kautta.

Älä huoli, vaikka et olisi varma, mitä lomaketta käyttää. Pyyntö voidaan tarvittaessa siirtää toiselle ryhmälle, joten pyyntö löytää kyllä tekijänsä, vaikka se aluksi saapuisikin toiseen ryhmään!

Miten pyyntöjä käsitellään?

Kun lomake on täytetty, se lähtee kyseisen aihealueen pyyntöjä käsittelevälle ryhmälle. Tarvittaessa pyyntö siirretään eteenpäin toiselle ryhmälle tai jopa toiselle yksikölle, jos pyynnön ratkaisu näin vaatii. Esimerkiksi tunnusongelmaa saatetaan ensin ratkoa Digipalveluissa, mutta kun todetaan että syy ongelmiin löytyykin opinto-oikeudesta, pyyntö siirretään Koulutuspalveluille.

Asiakkaalle pyritään lähettämään tietoja pyynnön etenemisestä. Viestit tulevat lomakkeelle ilmoitettuun sähköpostiin ja niihin voi vastata suoraan sähköpostista. Omat pyynnöt löytyvät myös portaalista kirjautumalla HelpJYU-palveluun ja klikkaamalla ylälaidasta "Pyynnöt".

Kun pyyntö valmistuu, se pyritään sulkemaan. Kuittaathan käsittelijälle, että asia on kunnossa, jotta pyynnön voi sulkea. Kun pyyntö suljetaan, sitä ei ole tarkoitus enää avata uudelleen. Voit luoda uuden pyynnön seuraavaa yhteydenottoa varten.

INC-alkuisissa pyynnöissä (joita tekniset tukipyynnöt yleensä ovat) saat pyyntöä suljettaessa ratkaisuviestin ja voit vielä viikon ajan hylätä ratkaisun klikkaamalla viestin lopusta löytyvää linkkiä ja lähettämällä sähköpostin, jos koet, ettei ongelma vielä ratkennutkaan. Muista kirjata viestiin, miksi ratkaisu hylättiin, jotta pyyntö voidaan ratkaista uudelleen.