Käyttäjätunnuksen vaihtuminen ja vastuut


Jyväskylän yliopiston tietojärjestelmien käyttäjätunnus on lähtökohtaisesti muuttumaton.
Joissakin perustelluissa tapauksissa käyttäjätunnus voi kuitenkin vaihtua kts. Yleiset periaatteet JYU:n käyttäjätunnuksen vaihtamiseen.

 

Käyttäjätunnuksen vaihdos on projekti, joka edellyttää sitoutumista ja ajankäyttöä sitä pyytävältä henkilöltä.
Alla kuvataan tarkemmin projektin luonnetta.
 
Käyttäjätunnusta käytetään useissa järjestelmissä henkilöidentiteetin tunnisteena. Käyttäjätunnuksen muuttuminen tarkoittaa näissä järjestelmissä uuden identiteetin muodostumista ns. tyhjillä tiedoilla ja olemassa olevien aiempaan tunnukseen liitettyjen tietojen poistumista vanhan tunnuksen myötä. Kaikkia tietojärjestelmiä ei ole suunniteltu siten, että käyttäjätunnustietoa voidaan helposti ja yhden muutospaikan kautta vaihtaa, vaan käyttäjätunnusmuutos edellyttää aina asiantuntijoiden tekemiä muutoksia lukuisissa eri järjestelmissä.
Lisäksi yliopiston käyttäjätunnusta hyödynnetään kirjautumisessa kolmannen osapuolen palveluihin. Käyttäjä on hyväksynyt tietojen luovuttamisen osana palvelun käyttöä ja näitä tietoja hallinnoi kolmas osapuoli. Jos näissä palveluissa käyttäjätunnustietoa käytetään henkilön yksilöimiseen, uusi tunnustieto tarkoittaa uutta henkilöidentiteettiä ja muutoksen jälkeen palveluun tallennettuihin omiin tietoihin ei ole enää pääsyä. Muutosvaikutusten kattava ennakointi on kokonaisuudessaan haastavaa.


Uusi käyttäjätunnus voi johtaa esimerkiksi siihen, että käyttäjällä ei ole pääsyä tai muokkausoikeutta aiemmin tallentamiinsa tai työstämiinsä tietoihin, mm. tiedostoihin, ryhmätyötiloihin tai keskusteluryhmiin lähetettyihin viesteihin tai olemassa olevien tietojen häviämistä ja/tai muutoksia tietojärjestelmien toiminnassa. Käyttäjätunnuksen vaihtaminen vaatii sitoutumista ja edellyttää runsaasti manuaalista työtä sekä käyttäjältä että yliopistopalveluilta.


Esimerkkejä:


•    pilvipalvelut (esim. M365 OneDrive ja Sharepoint, Google Drive): itse tallennetut tietosisällöt
•    luottamusverkostopalvelut (esim. HAKA ja Edugain):  tallennetut tietosisällöt
•    sähköpostipalvelut (esim. M365 sähköposti): viestihistoria
•    ryhmätyötilat (esim. Moodle): materiaalit
•    kotihakemisto (U:), verkkolevyt, erilaiset muut tallennuspalvelut: materiaalit ja tietosisällöt
•    eri sähköiset palvelut toimivat eri tavoin käyttäjän palveluun tallentamien tietojen osalta.

Tämä voi tarkoittaa sitä, että aiemmalla käyttäjätunnuksella tallennetut tiedot jäävät osin tai kokonaan muiden palvelua käyttävien nähtäville, mutta näihin tietoihin ei ole enää uudella käyttäjätunnuksella pääsyä. Esimerkkinä tämänkaltaisesta palvelusta on julkinen keskusteluryhmä.
 
Käyttäjän, jolla käyttäjätunnus vaihtuu on omana työnään tallennettava haluttu tietosisältö omalle väliaikaiselle ja turvalliselle medialle.
Yliopisto huolehtii siitä, että lakisääteisesti säilytettävät tiedot, kuten opintorekisteritiedot säilyvät käyttäjätunnuksen muuttuessa ja ne ovat löydettävissä myös uudella tunnuksella.

Tämän ohjeen tarkoitus on selkeyttää käyttäjätunnuksen vaihtoon liittyviä vastuita. Jokainen käyttäjätunnuksen vaihtaminen on aina oma ainutkertainen projektinsa, jonka tavoitteena on tarjota onnistunut vaihtoprosessi ja palveluiden katkeamaton käyttömahdollisuus.

 

Ohjeet käyttäjätunnuksen vaihtamiseksi

Jos haluat vaihtaa käyttäjätunnuksesi, tutustu huolellisesti käyttäjätunnuksen vaihtoperiaatteisiin ja vaihtokriteereihin. Voit hakea käyttäjätunnuksen vaihtoa vapaamuotoisella hakemuksella, jossa perustelet syyn käyttäjätunnuksen vaihdolle. Toimita hakemus Jyväskylän yliopiston kirjaamoon (kirjaamo[at]jyu.fi) turvasähköpostia käyttäen. Turvasähköpostia pääset lähettämään Secure-mail -palvelun kautta.

Käyttäjätunnuksen vaihtopyyntöjä arvioidaan ja vaihtoja suoritetaan loppuvuodesta/vuodenvaihteessa ja kesällä. Vaihtopyyntöjen lähettämisen seuraavat määräajat ovat:

Mikäli käyttäjätunnuksen vaihtopyyntö hyväksytään, käy digipalvelut käyttäjän kanssa yksityiskohtaisesti läpi käyttäjältä edellytettävät toimenpiteet ja käyttäjätunnuksen vaihdon vaikutukset.

Turvasähköposti (yliopiston hallinnoimat koneet): https://help.jyu.fi/jp?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0011227

Turvasähköposti (ulkopuoliset): https://help.jyu.fi/jp?id=kb_article_view&sysparm_article=KB0013121

 

Lisätietoja

Käyttäjätunnuksen vaihdon edellytykset: legal@jyu.fi