Microsoft 365 -ryhmä on työkalu, jonka avulla tiimi tai ryhmä voi viestiä ja toimia yhdessä. Ryhmä tarjoaa yhteisen sähköpostiosoitteen sekä kalenterin, ja sitä käytetään erityisesti viestintään useiden henkilöiden välillä.
· Ryhmäpostilaatikko (Outlook)
· Yhteinen kalenteri
· Sähköpostilista, johon voi lähettää viestejä ryhmän osoitteella
M365-ryhmät on tarkoitettu yliopiston sisäiseen tai ulkoiseen viestintään, erityisesti kun viestintää tehdään myös ulkopuolisille henkilöille, jotka ovat mukana yliopiston toiminnassa mutta joilla ei ole omia JYU-tunnuksia.
Tyypillisiä käyttötapauksia:
· Projektiryhmät, joissa on sekä JYU:n käyttäjiä että ulkopuolisia toimijoita.
· Tiedottaminen ulkopuolisista organisaatioista JYU:n sisäisille käyttäjäryhmille (esim. Certian tiedotteet eri hallintoryhmille).
· Aine- ja harrastejärjestöt JYY:n piirissä, joissa enemmistö jäsenistä on JYU:n käyttäjiä.
· Ryhmällä/listalla tulee olla vähintään kaksi ylläpitäjää.
· Ylläpitäjien tulee olla henkilöitä, joilla on voimassa olevat Jyväskylän yliopiston käyttäjätunnukset.
· Ylläpitäjät hallinnoivat ryhmän jäseniä ja oikeuksia sekä vastaavat siitä, että ryhmän nimi ja käyttö täyttävät ohjeistuksen vaatimukset.
Jyväskylän yliopistossa käytössä oleva sähköpostidomain on groups.jyu.fi.
Osoitteen muoto on:
ryhman-nimi@groups.jyu.fi
Nimeämiskäytännöt (suositus):
· Nimen tulee kuvata organisaatiota, projektia tai tapahtumaa.
· Käytä yhdysmerkkiä (-) sanojen välissä.
· Kaikki kirjaimet tulee kirjoittaa pienellä.
· Esimerkkejä selkeistä ja suositelluista nimistä:
· jyy-hallitus
· jyy-asterix-hallitus
· dip-virkistys
· event-jotain
· konferenssin-2025
· tapahtuma-2024
1. Liittyminen ryhmään
→ Saat kutsun sähköpostitse tai sinut lisätään automaattisesti ryhmän jäseneksi.
2. Ryhmäpostin ja -kalenterin käyttö (Outlook)
→ Outlookissa näet ryhmät vasemmassa valikossa kohdassa "Ryhmät". Voit lukea ryhmän sähköposteja ja tarkastella kalenteria.
3. Viestin lähettäminen ryhmälle
→ Kirjoita viesti Outlookissa ja lähetä se ryhmän sähköpostiosoitteeseen (esim. jyy-hallitus@groups.jyu.fi). Kaikki ryhmän jäsenet saavat viestin.
M365-ryhmiin voidaan lisätä myös ulkopuolisia jäseniä, kuten yhteistyökumppaneita tai vieraita.
· Ulkopuoliset saavat ryhmän kautta lähetetyt sähköpostit.
· Heillä ei ole pääsyä muihin M365-palveluihin (esim. SharePoint, Teams), ellei käyttöoikeuksia anneta erikseen.
· Ulkopuoliset eivät tarvitse JYU-tunnuksia viestien vastaanottamiseen.
· Ryhmän sisältö näkyy vain sen jäsenille.
· Ryhmän omistajat voivat lisätä ja poistaa jäseniä sekä hallinnoida oikeuksia.
· Ryhmän kautta viestintä on keskitetty ja helpottaa suurten tai vaihtelevien ryhmien tavoittamista.