Ohjeet - Microsoft 365 Onedrive ja Sharepoint keskeiset eroavaisuudet

SharePoint ja OneDrive ovat molemmat Microsoft 365 ‑palveluita, jotka tarjoavat tiedostojen tallennus‑, jakamis‑ ja yhteistyömahdollisuuksia. Vaikka palvelut muistuttavat toisiaan, niiden käyttötarkoitukset eroavat selvästi: OneDrive on ensisijaisesti henkilökohtainen työtila, kun taas SharePoint on tiimien ja organisaation yhteinen työympäristö.

Tämän ohjeen tavoitteena on auttaa käyttäjiä ymmärtämään, milloin tiedosto kannattaa tallentaa OneDriveen ja milloin SharePointiin, jotta tiedon jakaminen, löydettävyys ja yhteistyö sujuvat mahdollisimman vaivattomasti.

OneDrive – henkilökohtainen työtila

Tarkoitettu omille työtiedostoille ja keskeneräisille luonnoksille.
Jokaisella käyttäjällä on oma OneDrive‑alueensa.
Jakaminen tapahtuu yksittäisille henkilöille tarpeen mukaan. Jaot katoavat jakajan mukana.
Sopii tilanteisiin, joissa tiedosto ei vielä kuulu tiimille tai projektille.
Mikä kaikki synkronoituu Onedriveen automaattisesti? Sekaannusvaara omaan henkilökohtaisen MS-tilin Onedriveen?

SharePoint – yhteinen työtila tiimeille ja yksiköille

Käytetään tiimien, projektien ja organisaation yhteisiin tiedostoihin.
Tiedot ovat yhteisesti omistettuja ja helposti löydettävissä.
Mahdollistaa laajemman rakenteen: sivustot, kirjastot, metatiedot, versiohallinta ja käyttöoikeusmallit.
Paras paikka tiedostoille, joita useat ihmiset tai koko tiimi muokkaavat.
Tiedot säilyvät yksittäisten käyttäjien oikeuksista riippumatta.

Nopea muistisääntö

OneDrive: “Minun tiedostoni.”
SharePoint: “Meidän tiedostomme.”

Synkronointi – miten OneDrive ja SharePoint eroavat toisistaan

Molemmat palvelut käyttävät OneDrive‑synkronointisovellusta, mutta synkronointilogiikka on erilainen.

OneDriven synkronointikäyttäytyminen

Synkronoi automaattisesti käyttäjän oman henkilökohtaisen OneDrive‑kansion tietokoneelle.
Käyttää Files On‑Demand ‑toimintoa, mikä tarkoittaa:
- Pilvessä olevat tiedostot näkyvät pilvikuvakkeella.
- Tiedostot ladataan, kun ne avataan.
- Käyttäjä voi merkitä tiedostot Pidä aina tässä laitteessa ‑tilaan offline‑käyttöä varten.
Turvallinen henkilökohtaiseen ja työ‑läppärin käyttöön.
Matala riski: poistot vaikuttavat vain käyttäjän omiin tiedostoihin.

SharePointin synkronointikäyttäytyminen

Synkronointi on otettava käyttöön manuaalisesti jokaiselle dokumenttikirjastolle erikseen.
Synkronoi tiimien ja projektien tiedostot SharePointista/Teamsista erilliseen kansioon tietokoneella.
Käyttää myös Files On‑Demand ‑toimintoa, mutta tärkeä ero:
- Synkronoidun tiedoston poistaminen poistaa sen kaikilta tiimin jäseniltä.
Ei suositella yhteiskäyttöisille työasemille tai kioskipäätteille.
Saattaa sisältää suuren määrän tiedostoja → enemmän kaistan käyttöä ja enemmän mahdollisia synkronointiristiriitoja kuin OneDrivessa.

Keskeiset erot synkronoinnissa (OneDrive vs. SharePoint)

Ominaisuus	OneDrive	SharePoint
Synkronoinnin laajuus	Synkronoituu automaattisesti käyttäjän omaan OneDrive-kansioon.	Synkronoitava manuaalisesti kirjastokohtaisesti.
Tiedostojen omistajuus	Käyttäjän henkilökohtaisia tiedostoja. Poistot vaikuttavat vain käyttäjään.	Yhteisiä tiedostoja. Poisto vaikuttaa koko tiimiin.
Offline-käyttö	Helppo ja riskitön; käyttäjä hallitsee itse.	Vaatii harkintaa; offline-käytössä riskinä tiimin yhteisten tietojen poistaminen.
Käyttötilanne	Luonnostelu, henkilökohtaiset dokumentit, väliaikainen työ.	Yhteistyö, projektien tiedostot, tiimityöskentely.
Levytilan hallinta	Files On Demand käytettävissä; helppo vapauttaa tilaa.	Files On Demand käytettävissä, mutta suurten kirjastojen synkronointi voi kuormittaa.

Vertailutaulukko SharePoint ja OneDrive palveluiden välillä

Ominaisuus	SharePoint	OneDrive
Ensisijainen tarkoitus	Tiimien, osastojen ja koko organisaation yhteistyöalusta. Tarjoaa intranetsivustoja, asiakirjakirjastoja, luetteloita, työnkulkuja ja mukautettuja sovelluksia.	Henkilökohtainen pilvitallennustila yksittäisille käyttäjille (tai pienelle ryhmälle jaettujen kansioiden kautta). Käytännössä “oma” tiedostotila pilvessä.
Tyypilliset käyttäjät	Tiimit, projektit, osastot ja koko organisaatio, jotka tarvitsevat jaettuja sivustoja ja jäsenneltyä sisältöä.	Yksittäiset työntekijät, jotka haluavat tallentaa omia työasiakirjojaan, varmuuskopioida tiedostoja tai jakaa muutamia kohteita muille.
Tiedostojen tallennusmalli	Tiedostot tallennetaan asiakirjakirjastoihin, jotka kuuluvat SharePoint-sivustoon. Kirjastot voivat sisältää metatietoja, versiointipolitiikkoja, säilytys- ja poistoasetuksia sekä käyttöoikeushierarkioita.	Tiedostot tallennetaan henkilökohtaiseen OneDrive-kansioon. Voit jakaa yksittäisiä tiedostoja/kansioita, mutta sivustotasoinen rakenne tai laajempi metatietojen hallinta puuttuu.
Käyttötapaukset	• Intranetsivu yrityksen uutisille ja resursseille • Projektisivusto, jossa on asiakirjakirjasto, tehtävälista ja hyväksyntävirta • Osaston tietopankki, jossa on haettavissa metatietoja • Julkinen verkkosivusto (SharePoint Online)	• Töihin liittyvien luonnosten, esitysten ja taulukoiden tallentaminen • Tiedostojen varmuuskopiointi kannettavasta tai mobiililaitteesta • Suuren tiedoston jakaminen kollegalle linkin kautta
Integraatio Microsoft Teamsiin	SharePoint kirjastot toimivat Teams-kanavien “Files”-välilehdellä; Teams-sivustot rakentuvat SharePointin päälle. Kun lataat tiedoston Teams-kanavalle, jaat sen SharePoint-kirjastoon!	OneDrive tiedostot näkyvät myös Teamsissä, mutta ne löytyvät työkalupalkista “OneDrive” → “Files” -osiosta henkilökohtaisina tiedostoina.
Microsoft Purview	• Tietoluokittelu & leimaaminen: Automaattinen tai manuaalinen soveltaminen kirjastoihin ja kohteisiin. • Data Loss Prevention (DLP): Havaitsee ja estää säädellyn sisällön jakamisen/tallentamisen (Salainen leima).	• Tiedonluokittelu & leimaaminen: Sovellettavissa OneDrive tiedostoihin • DLP: Toimii OneDrive tiedostoissa, estäen salaisen sisällön vuotamisen tai tallentamisen.
Tiedostojen säilyvyys ja saatavuus	• SharePoint-sivu ja sinne ladatut dokumentit säilyvät, vaikka sivuston luojan tunnus poistetaan tai otetaan pois käytöstä.	• Kun dokumentin omistajan tunnus poistetaan, pääsy dokumenttiin esimerkiksi jaetun linkin kautta katoaa 30 päivän kuluttua.