Tietosuoja-asetus (EU 679/2016) rekisteröidyn informointi ja seloste käsittelytoimista

 

Tietosuojailmoitus: Jyväskylän yliopiston palvelunhallintajärjestelmä (HelpJYU)

Tämä tietosuojailmoitus toimitetaan palvelun käyttäjälle, kun hän kirjautumassa HelpJYU -palveluun. Kirjautumissivulla on linkki tähän ilmoitukseen.

1. Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?
   
   1. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
   2. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
   3. Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?
   4. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   5. Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?
   6. Kielto-oikeuden käyttäminen
2. Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?
   
   1. Miten voit käyttää oikeuksiasi?
   2. Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista 
3. Yhteystiedot

 

a. Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Yliopiston palvelutuotannon keskitetty palvelunhallintajärjestelmä HelpJYU toteuttaa palvelupyyntöjen, häiriöilmoitusten, tilauksien ja neuvonnan käsittelyä ja tilastointia, sekä hyväksyntätyönkulkujen toimintaan liittyviä tehtäviä.

Järjestelmää käytetään lisäksi tietämyskannan (ohjeet) ylläpitoon ja tietoturvaloukkausilmoitusten käsittelyyn. Yhteystietoja voidaan käyttää myös palautteen keräämiseen (kyselyt).

Oikeusperusteena ovat seuraavat kohdat:

Henkilötietojen käsittely palvelussa perustuu ensisijaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttöön (yliopistolaki 558/2007 2 §).

Käsittely voi olla tarpeen myös sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (työntekijät).

Tukipalveluiden tarjoaminen ja palvelupyyntöjen ratkaiseminen voi perustua myös rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen (6.1 f).

Yliopisto on sitoutunut keräämään ja käsittelemään henkilötietojasi oikeudenmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla ja noudattaen henkilötietojen käsittelystä annettua lainsäädäntöä. Tämä tietosuojatiedote kuvaa, miten yliopisto hallinnoi henkilötietojasi tietosuojasäännösten mukaisesti.

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Rekisteröidyt ovat yliopiston henkilökuntaa, opiskelijoita, oppilaita, vierailijoita, yliopiston muihin sidosryhmiin kuuluvia tai em. ryhmiin pyrkiviä yliopiston tukipalveluja käyttäviä henkilöitä (esim. opiskelijaksi hakevat, rekrytoitava henkilökunta).

• Henkilöstö: HR-järjestelmästä identiteetin ja pääsynhallintajärjestelmään ja siitä edelleen palvelunhallintajärjestelmään tulevia tietoja mm. i-tunnus, yliopiston käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, kielikoodi, yksikkö, esimies, organisaatioyhteystiedot, henkilökohtaiset yhteystiedot, tunnistautumistiedot. Keskitetyistä työasemahallintajärjestelmistä palvelunhallintajärjestelmään tulevia tietoja mm. henkilön käytössä olevien laitteiden yksilöintitiedot.
• Opiskelijoilla: opintotietojärjestelmästä identiteetin ja pääsyhallintajärjestelmään ja siitä edelleen palvelunhallintajärjestelmään tulevia opiskelijasuhteen tietoja, mm. i-tunnus, yliopiston käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, kielikoodi, yksikkö, henkilökohtaiset yhteystiedot, tunnistautumistiedot.
• Oppilailla: oppilastietojärjestelmästä identiteetin ja pääsynhallintajärjestelmään ja siitä edelleen palvelunhallintajärjestelmään tulevia oppilassuhteen tietoja, mm. i-tunnus, yliopiston käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi, kutsumanimi, henkilötunnus, sukupuoli, kansalaisuus, kielikoodi, yksikkö, henkilökohtaiset yhteystiedot, tunnistautumistiedot.
• Vierailijoiden ja ulkopuolisten osalta: yliopiston sidosyksikkö ja/tai palvelupyynnön yhteydessä annetut henkilö- ja yhteystiedot

Tiedot tulevat:

• joko suoraan rekisteröidyltä esim. palvelupyynnön jättämisen tai käsittelyn yhteydessä (HelpJYU –portaali, muu yhteydenottotapa)
• yliopiston identiteetin- ja pääsyhallinnan järjestelmästä, mikäli rekisteröity omaa voimassaolevan henkilökunta-, opiskelija- , oppilas- tai vierailijasuhteen yliopistoon (HelpJYU –portaali kirjautuneena tai palveluhenkilön tunnistamana)
• yliopiston keskitetyistä työasemahallintajärjestelmistä (HelpJYU –portaali kirjautuneena tai palveluhenkilön tunnistamana)

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

                    Jyväskylän yliopiston palveluita toteuttavat prosessikäyttäjät.

Palvelun tuottamiseksi tietoja siirretään ServiceNow-järjestelmään. Tietojen käsittelystä on olemassa tietojenkäsittelysopimus Fujitsu Finland Oy:n ja Jyväskylän yliopiston välillä.

Henkilötietojen käsittelijät: Käsittelijät — Jyväskylän yliopisto (jyu.fi)

Siirretäänkö henkilötietojasi EU/ETA alueen ulkopuolelle ja kuinka tiedonsiirrot on suojattu?

 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?

Palvelunhallinnan elinkaarimalli: palvelupyyntö -> palvelupyynnön käsittely -> tietojärjestelmien ja resurssien käyttö -> palvelupyynnön ratkaisu -> palvelupyynnön sulkeminen -> palvelupyynnön arkistoiminen. Palvelunhallinnan elinkaari tapahtuu kokonaisuudessaan palvelunhallintajärjestelmässä.

Palvelupyyntöä ei poisteta, palvelupyyntö voidaan anonymisoida rekisteröidyn pyynnöstä.

Kielto-oikeuden käyttäminen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

b. Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?

Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:

· Oikeus saada pääsy tietoihin

· Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)

· Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa

· Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa

· Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu

· Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta

· Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa

· Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.

· Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin

· Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

Palvelutuottajan kanssa on erikseen sovittu ServiceNow –järjestelmän teknisistä ja organisatorisista suojatoimista osana rekisterinpitäjän ja käsittelijän välistä tietojenkäsittelysopimusta.

c. Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä

Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja yliopiston Digipalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.

Vastuuyksikön yhteystiedot:

Juha Alioravainen

Henkilön yhteystiedot löytyvät yliopiston yhteystietohausta: Yhteystiedot | Jyväskylän yliopisto (jyu.fi) 

Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 5.6.2019 alkaen.

20.6.2022 lisätty tieto siitä, miten tietosuojailmoitus toimitetaan rekisteröidylle sekä linkki henkilötietojen käsittelijöitä koskevaan yhteenvetoon. Alkuperäinen version on saatavilla kirjaamosta (kirjaamo(at)jyu.fi).

15.11.2022 lisätty tieto siitä, että järjestelmässä olevia yhteystietoja voidaan käyttää palautteen keräämiseen (esim. kyselyt). Alkuperäiset versiot on saatavilla kirjaamosta (kirjaamo(at)jyu.fi).

21.10.2024 korjattu yliopiston yhteistietohaun linkki