Tässä ohjeessa kerrotaan Teams- eli Tiimit-ominaisuus, keskustelujen käyttö ja tiedostojen käsittely Microsoft Teamsissa

Teams- eli Tiimit-ominaisuus on nimensä mukaisesti Microsoft Teamsin yksi keskeisimmistä toiminnallisuuksista. Tiimit ovat käyttäjien perustamia keskusteluryhmiä, joissa voi keskustella, tiedottaa, jakaa tiedostoja, työstää tiedostoja useamman käyttäjän kesken samanaikaisesti, soittaa video- tai äänipuheluita ja paljon muuta. Tiimejä voidaan perustaa organisaation yksiköille tai tiimeille, projektiryhmille, ohjaus- ja johtoryhmille, tai mille tahansa joukolle tarpeen mukaan.

Huom! Tiedostojen käsittelyssä tulee noudattaa yleistä tietosuojaohjeistusta pilvipalveluiden suhteen. Salassa pidettäviä tiedostoja ei tule käsitellä pilvipalveluissa. Lue lisää  tiedostojen pilvipalveluohjeistuksesta.

Tiimin näkymä Teamsissa

Tiimin näkymään kuuluvat ylhäältä alas lueteltuna:

• Kanavan nimi
• Eri välilehdet:
  
  • Keskustelusivu, eli "Posts" tai "Viestit"
  • "Files" tai "Tiedostot", josta löytyy kaikki tiimille jaetut tiedostot
  • "+", tästä voi lisätä tiimille muita välilehtiä, esimerkiksi muistion, jonkin tiedoston tai sivuston
• Sivupalkista löytyy tiimin nimi, jonka vierestä kolmen pisteen takaa valinnat
• Keskustelusivun keskellä on viestit, ilmoitukset ja tiedostojen jaot
• Alhaalta löydät uuden keskustelun tai viestin kirjoittamiseen tekstikentän ja työkalut

Kanavat

Tiimille voi luoda useita kanavia. Kanavien toiminta on täysin toisistaan irrallista, sillä jokaisella kanavalla on omat keskustelunsa, tiedostona ja muut käyttöön otetut välilehdet. Jakamalla tiedoston tietylle kanavalle, se tallentuu ainoastaan sen kanavan "Tiedostot"/"Files" -välilehdelle ja tarkasteltavaksi kyseisen kanavan kautta.

Kanavalle kuitenkin pääsee osallistumaan kaikki tiimin osallistujat. Kanavat ovatkin tehokas keino jaotella työskentelyä aihealueittain. Esimerkiksi organisaatiorakenteen perusteella tehdylle Teams-tiimille voidaan luoda erikseen HR-asioita, viestintäasioita ja eri projektikokonaisuuksia koskevat kanavat. "Yleinen"/"General" -kanava on kaikkien tiimien pääkanava, joka syntyy tiimiä luodessa automaattisesti. Tätä kanavaa kannattaakin käyttää yleisten asioiden hoitamiseen ja tiedottamiseen. Tai jos tiimi on perustettu ainoastaan yhden tekemisen ympärille, voi pääkanavaa käyttää kaikkeen tiimin viestintään ja tiedostojen jakamiseen.

"Yksityinen" / "Private" -kanava

Uutta kanavaa luodessa "Yksityisyys" / "Privacy" -kohdasta voidaan asettaa kanava yksityiseksi. Täten voidaan rajoittaa kanavalle pääsyä kanavalle asettamalla tietyt henkilöt tai ryhmät, jotka pääsevät tarkastelemaan kanavan keskusteluja ja tiedostoja. Esimerkiksi talousasioita tai muita toimintoja voidaan rajata näin pienemmälle osallistujajoukolle ilman, että tarvitsisi luoda kokonaan uutta tiimiä.

Muistathan kuitenkin, että salassa pidettäviä tiedostoja ei saa käsitellä pilvipalveluissa! Lisätietoja: Yliopiston pilvipalveluohjeistus