Yksi Teamsin keskeisistä ominaisuuksista on verkkokokoukset. Moni onkin tutustunut Teamsiin ensimmäistä kertaa saamalla kutsulinkin Teams-kokoukseen. Näillä ohjeilla voit itse järjestää Teams-kokouksen ja ehkä oppia jotain uutta myös kokouksen osallistujan roolista!
Verkkokokoukset
Teamsin verkkokokouksia voidaan järjestää tiimin kesken, kahden kesken ja myös täysin organisaation ulkopuolisten kanssa. Ulkopuoliset voivat osallistua kokouksiin vaikka heillä ei olisi Teamsia käytössä omassa organisaatiossaan. Tällöin kutsun voi lähettää mihin tahansa sähköpostiin ja osallistuja pääsee mukaan klikkaamalla sähköpostin mukana tulevaa kutsulinkkiä.
Verkkokokouksia varten suositellaan vahvasti Teams-työpöytäsovelluksen asentamista Teamsin kaikkien ominaisuuksien hyödyntämisen ja palvelun tarkoituksenmukaisen toiminnan vuoksi. Verkkokokoukseen voi toki osallistua myös Teams-selainsovelluksen kautta, mutta tällöin ei voi olla varma, että esimerkiksi mikrofoni, kamera ja ruudunjako toimivat odotetulla tavalla. Asenna Teams tietokoneellesi Windowsin Software Centeristä, Macin Managed Software Centeristä tai lataa Teams Windowsin sivuilta.
1. Verkkokokouksen järjestäminen
Kokouksen voi järjestää usealla eri tavalla. Tässä mainitaan kolme esimerkkiä, jotka ovat ehkä ne suosituimmat.
A. Järjestäminen Teamsin "Kalenteri" / "Calendar" -sivulta:
Mene Teamsiin ja navigoi vasemmasta sivupalkista "Kalenteri" / "Calendar" -sivulle. Sieltä löydät kokouksen järjestämiseen tarkoitetut painikkeet.
Mikäli haluat järjestää kokouksen välittömästi, paina sivun oikeassa yläreunassa painiketta "Järjestä kokous nyt" / "Meet now".
Jos olet aikatauluttamassa ja kutsumassa kokousta koolle myöhemmin, paina "Uusi kokous" / "New meeting".
Uusi kokous -sivulta voi täyttää kaikki tarvittavat tiedot kokouksen järjestämiseksi. Vähimmäisvaatimuksena tulee täyttää otsikko, osallistujat ja aikataulu. Muita kenttiä voi täyttää tarpeen mukaan.
"Ajoitustoiminto" / "Scheduling Assistant" -välilehti on oiva apuväline kokouksen aikataulun määrittämiseksi. Siellä näät "uimaratoina" osallistujien free-busy -tiedot ja osaat valita kaikille sopivan tyhjän välin. Muistathan, että sähköisen kalenterin vapaa-tieto ei tarkoita automaattisesti kaikille sopivaa väliä, vaan odota vielä kokouskutsun hyväksymiset!
Löydettyäsi hyvän muiden osallistujien kalenterien mukaan vapaan ajan, valitse aika klikkaamalla siitä kohtaa taulua!
B. Järjestäminen Outlookin kalenteri-sivulta:
Mene Outlookiin ja siirry kalenteri-sivulle, joka löytyy Outlookin työpöytäsovelluksessa ja Outlook Online-selainsovelluksessa vasemmasta alakulmasta ikonina.
Aloita kokouksen järjestäminen klikkaamalla yläpalkista "Tapaaminen" / "New appointment" tai "Kokous" / "New meeting". Lisää osallistujat, aikataulu ja muut tarvitut tiedot. Saat muodostettua kokouskutsusta Teams-kokouksen, kun laitat täpän kohtaan "Teams-kokous" / "Teams-meeting". Kokouskutsuun generoituu Teams-kutsulinkki kutsun lähettämisen jälkeen.
Myös Outlookissa kokouskutsun lähettämisen yhteydessä pystyt aikatauluttamaan kokouksen muiden osallistujien kalenterin free-busy-tiedon perusteella. Aikatauluttamiseksi klikkaa "Ajoitustoiminto" / "Scheduling" -painiketta yläpalkissa.
C. Järjestäminen Teams-tiimin sivulta tai yksittäiseltä kanavalta:
Voit myös järjestää kokouksen suoraan tiimin sivulta tai tietyltä kanavalta. Tämä vaihtoehto on hyvä erityisesti siinä tapauksessa, että kokouksen osallistujat ovat sama joukko, jotka ovat samassa Teams-tiimissä. Kanavilla voi vielä jaotella osallistujakuntaa ja järjestää juuri johonkin tiettyyn kanavan aiheeseen liittyvän kokouksen.
Aloita kokouksen järjestäminen tällä menetelmällä valitsemalla tiimin tai kanavan ja sivun oikeasta yläreunasta videokameran ikoni. Voit seuraavaksi valita aloitatko kokouksen heti, vai ajoitatko sen myöhemmälle ajalle.
Valitsemalla kokouksen ajoituksen, Teams ohjaa samalla sivulle, joka mainittiin vaihtoehdon A kohdalla. Tällä kertaa "Kanava" -valinnassa on valmiiksi se tiimi ja kanava, josta aloitit kokouksen tekemisen. Paina lopuksi "Lähetä", jolloin kokouskutsu tallentuu tiimin kanavalle ja osallistujille ilmoitetaan uudesta kokouskutsusta.
Lue seuraavaksi: Kokoukseen liittyminen ja kokouksen toiminnot