Kokouksen tallennus tallentaa kaiken, minkä kokouksen osallistujat näkevät ja kuulevat. Eli tallenukseen tulee joko osallistujien ikonit/videokuvat ja äänet, tai jaettu näyttö ja osallistujien äänet. Tallennuksen aikana näyttöä jakaessa tulee huomioida PowerPointin jakotapa, koko näytön jako on suositeltava valinta, jotta PowerPoint-esityksen diat vaihtuvat! Jos näytön valintaan valitsee yksittäisen PowerPoint-tiedoston, tällöin esityksessä ei välttämättä näy diojen vaihdot.

Tallenteen näkyvyys, tietosuoja

Tallenteen pääsee näkemään kaikki kokoukseen kutsutut tai siihen osallistuneet, toinen ehdoista riittää. Jos kokouksen osallistujakunta vaihtuu kesken, on syytä luoda useampi erillinen peräkkäinen kokous, jotta tallenteet ja chat näkyvät ainoastaan tarkoitetulle joukolle. Esimerkiksi johtoryhmien kuulemisia varten kuultaville voi olla syytä tehdä omat lyhyemmät Teams-kokouspätkät muun kokouksen keskelle, jotta kaikki tieto ja kokouksessa käytävät asiat eivät ole tarjolla kaikille missä tahansa kokouksen vaiheessa osaa ottaneille!

Tallenne voi olla Streamissa myös julkinen kaikille, mikäli tallennettu kokous on pidetty kaikille täysin avoimessa Teams-tiimissä tai julkisena infotilaisuutena. Mikäli tallenteen näkyvyys mietityttää, ota yhteyttä HelpJYU-palveluportaalissa!

Tallennuksen aloittaminen

Kokouksen tallennuksessa voi olla joitain rajoituksia käyttöoikeuksien tai Microsoftin sen hetken kuormituksen perusteella. Näistä huolimatta tavallisesti kenen tahansa osallistujista pitäisi pystyä aloittamaan kokouksen tallennus.

Kun olet kokouksessa, aloita tallennus työkalupalkin kolmen pisteen takaa löytyvästä "Aloita nauhoitus" / "Start recording" -painikkeesta.

Tallennus aloitetaan heti painikkeen painalluksesta, mutta jos Microsoftin palvelimilla on jostain syystä suurta kuormaa, voi tallennuksen aloittamisessa olla viivettä. Teams ilmoittaa tällöin, että odotetaan tallennuksen alkamista ja punaisen nauhoitus-ympyrän sijaan kokouksen aikalaskurin vieressä on kokovalkoinen ympyrä.

Sekä osallistujille, että tallennuksen aloittajalle näytetään ilmoitusbanneri sivun ylälaidassa. Bannerin saa suljettua painamalla harmaana näkyvää ruksia, tai avaamalla tietosuojakäytännön "Privacy policy", joka aukeaa selaimessa.

Tallennuksen aikana voidaan käyttää kaikkia kokouksen työkaluja vapaasti.

Tallennus lopetetaan samasta paikasta mistä se aloitettiin, kolmen pisteen takaa painamalla "Lopeta tallennus" / "Stop recording". Tallennus myös loppuu automaattisesti, mikäli kaikki kokouksen osallistujat poistuvat.

Tallennuksen katsominen, leikkaaminen ja jakaminen

Teams-kokouksen tallenne siirtyy automaattisesti tallennuksen aloittaneen henkilön henkilökohtaiseen Microsoft Stream -palveluun. Tämän lisäksi linkki tallenteeseen tulee automaattisesti kokouksen keskusteluvirtaan, josta kaikki kokoukseen joko kutsutut, tai kesken osallistuneet pääsevät tarkastelemaan tallennetta. Tallenteen sijainti on siis tallennuksen aloittajan omassa Streamissa, mutta linkki siihen on jaettuna kaikille osallistujille.

Kenties helpoin keino siirtyä tallenteeseen on seurata kokouksen keskusteluvirtaa, odottaa linkin ilmestymistä siihen ja painamalla linkkiä. Toinen tapa on mennä suoraan Stream-palveluun ja etsiä sieltä kyseisen kokouksen tallenne. Kokouksen tallenne tulee näkyviin Streamin etusivulla tallentamisen aloittajan lisäksi myös kokouksen osallistujille, sillä palvelu ehdottaa sellaisia tallenteita, joihin on pääsy (esimerkiksi yleiset infotilaisuudet, Teamsit joihin on pääsy jne) ja sellaisia, joihin on ottanut kutsuttuna osaa.

Kokouksen keskustelussa tallenne näkyy siis videolinkkinä:

Stream-palvelusta tallenteen voi tarvittaessa ladata omalle tietokoneelle, jakaa linkkiä edelleen tai poistaa sen. Löydät tallenteen palvelusta klikkaamalla "Created by me/"Minun luomani"" ja sinulle jaetut videot löytyvät "Shared"/"Jaetut".

Tallenteen voi jakaa painamalla sen kohdalta listassa kolmea pistettä ja "Jaa" / "Share". Myös poistamisvalinta löytyy kolmen pisteen takaa. Kynä-ikonista pääset muokkaamaan tallenteen nimeä ja kuvausta, joukkoa jolle se on jaettu, ja lisäämään tallenteelle jopa tekstityksen.

Lue seuraavaksi: Puhelut