Ohjeet aikojen varaamiseen muiden kalentereista eli kokouskutsut ja kalenterin näkyvyys muille.

 

Ajan varaaminen toisten kalentereista

Ajan varaaminen toisten kalentereista on sähköisen kalenterin parhaita ominaisuuksia. Käytännössä toisen kalenterista voi varata ajan kokouskutsulla tai tapaamisella (engl. Meeting ja Appointment). Vaihtoehtoisesti voit tehdä vain uuden kalenterimerkinnän klikkaamalla tai vetämällä mihin tahansa kohtaan kalenterissa ja valitsemalla "Kutsu osallistujat" / "Invite".

Tämän jälkeen valitse tapaamiseen tai kokoukseen kutsuttava(t) henkilö(t) "Kutsu osallistujat" / "Invite" -> "To".  Seuraavaksi henkilöiden alapuolelle ilmestyy vaihtoehtoja ajankohdalle milloin kaikki on vapaina. Valitse päivämäärä milloin haluat kokouksen pidettäväksi, ehdota kellon aikaa, jolloin näet onko kaikki vapaina ja voit valita sen mukaan ajan. Jos meinaat valita päivän ja kellon ajan niin, että henkilö on varattu, muuttuu vihreä pallo punaiseksi ja kertoo henkilön olevan varattu.

Vaihtoehtoisesti voit myös selata toisen kalenteria sopivan ajan löytämiseksi. Valitse "Uusi Tapahtuma". Lisää henkilöt. Klikkaa auki "Ajoitustoiminto" välilehti.

 

Perusideana ajan varaamisessa toisen kalenterista on se, että näät milloin toisella on vapaata ja milloin ei. Tällöin sinun ei tarvitse käydä pitkää sähköpostirallia siitä, milloin tapaaminen voisi sopia molempien kalentereihin. Kalenteria ei tarvitse kuitenkaan pitää täysin julkisena, vaan ainoastaan vapaa-varattu -taso on riittävä. Muista myös, että tyhjä kohta toisen kalenterissa ei aina automaattisesti tarkoita sopivaa aikaa toiselle. Tutustu tarkemmin Jyväskylän yliopiston yhteisiin pelisääntöihin kalenterin käytöstä!

 

Kalenterin näkyvyys

Sähköisen kalenterin näkyvyys saattaa huolestuttaa monia. "Kun laitan kalenterimerkintäni pilveen, pääseekö kuka tahansa näkemään menoni?", "Onko yksityisyyteni mennyttä kun siirrän kaikki kalenterimerkintäni sähköiseen kalenteriin?" tai "Entä jos kalenterimerkinnät katoavat pilven syövereihin?". Nämä ovat kysymyksiä, joita kuulee usein. Tähän päivään mennessä sähköinen kalenteri on kuitenkin niin kehittynyt, että syytä huoleen ei ole. Kalenterimerkinnät eivät häviä pilven syövereihin, päinvastoin ne ovat käytettävissä kaikilla laitteillasi paikasta ja ajasta riippumatta. Ei tarvitse enää muistaa kantaa paperista kalenteria joka paikkaan ja tapaamisten sopimiset eivät ole siitä kiinni, että ei ole "kalenterin äärellä". Tietoturvan suhteenkin ollaan hyvin pitkällä, sähköisen kalenterin käyttö on yhtä turvallista kuin sähköpostin tai pilvitallennustilan kuten OneDriven käyttö. On ainoastaan itsestä kiinni, ettei jaa kalenteria tarkoituksenmukaista tasoa laveammin.

Lähtökohtaisesti Jyväskylän yliopiston käyttäjien Outlook-kalenteri on jaettu vapaa-varattu -tasoisesti ("Kaikki organisaation jäsenet voi tarkastella varattuja aikojani" / "My Organization can view when I'm busy"). Tämä tarkoittaa sitä, että kuka tahansa organisaation sisäinen käyttäjä voi hakea kalenterisi ja nähdä milloin olet kalenterin mukaan varattuna tai vapaana. Mitään kalenterimerkintöjen yksityiskohtia ei jaeta. Ei sijaintia, onko kyseessä oma merkintä vai usean henkilön kokous, kuvausta tai edes merkinnän otsikkoa. Sen sijaan tila, joka merkintään on asetettu, näkyy kaikille ("vapaa, varattu, alustava, poissa" / "free, busy, tentative, out of office").

 

Näkyvyyden vaihtaminen

Näkyvyyden voi asettaa joko löyhemmäksi tai tiukemmaksi halutessaan. SUOSITTELEMME KUITENKIN VAHVASTI, että jakamisen taso on "Voi tarkastella varattuja aikojani" / "Can view when I'm busy" (edellä kuvattu vapaa-varattu -taso).

Outlook-työpöytäsovelluksessa jakamisen tason voi vaihtaa kalenteri-sivun sivupalkista klikkaamalla hiiren oikealla "Calendar" tekstin päällä.

Outlookin selainversiosta asetus löytyy kalenterisivulla vasemmasta palkista, kohdasta "Calendar" ja sitä valitsemalla kolme pistettä-->"Jakaminen ja oikeudet". Huomaathan, että olet vasemmassa sivupalkissa valinnut oikean kalenterin, jonka jakamisasetuksia vaihdat. Henkilökohtaisen kalenterin lisäksi voi käytössä olla myös ryhmän kalenteri tai muu jaettu kalenteri.

Löyhempiä asetuksia ovat otsikoiden ja sijaintien näkeminen, kaikkien yksityiskohtien näkeminen ja voi muokata -asetus. Viimeistä tulisi käyttää ainoastaan jaetuissa kalentereissa (esim. työryhmän kalenteri), ja kahta edellistä voi käyttää jos määrittelee lähimmälle työkaverille, esimiehelle tai alaiselle tarkemman näkyvyysasetuksen. Koko organisaatiolle näitä löyhempiä näkyvyysasetuksia ei tulisi lähtökohtaisesti asettaa.

Tiukempi näkyyvysasetus taas on "Ei jaettu" / "Not shared". Tätä asetusta voi käyttää jos haluaa ehdottomasti piilottaa oman kalenterinsa muilta organisaation käyttäjiltä. Oman kalenterin voi jakaa vain halutuille henkilöille vaihtamalla "Kaikki organisaation jäsenet" / "My Organization" -kohtaan "Ei jaettu" / "Not shared" ja lisäämällä joko ryhmän tai yksittäisiä tiettyjä henkilöitä ja asettamalla heille erilliset löyhemmät näkyvyysasetukset. HUOMAATHAN, että jos et jaa kalenteritietojasi organisaatiolle, kokousten ja tapaamisten varaaminen vaikeutuu ja sähköisen kalenterin hyödyistä ei saa kaikkea irti. Tämän vuoksi varattujen aikojen tarkastelu vapaa-varattu -tasolla on ihanteellinen näkyvyysasetus.