Outlookin sähköinen kalenteri tarjoaa hienon mahdollisuuden suunnitella ja rytmittää omaa ajankäyttöä ja työtä. Kalenterimerkinnöillä ja niiden mahdollisilla muistutuksilla pysyt kartalla päivän tekemisistä ja pystyt jäsentämänään ajankäyttöä yhteisten kokousten ja itsenäisen tekemisen välillä.
Pääset alkuun ajankäytön suunnittelussa helposti, kunhan opettelet kalenterimerkintöjen tekemisen. Sen sijaan että tekisit uusia kalenterimerkintöjä ainoastaan yhteisistä kokouksista ja tapaamisista, voit lisätä kalenteriin omia ainoastaan itseä koskevia merkintöjä. Lounasajat, liikuntaan käytettävät hetket, vapaapäivät ja keskittymistä vaativat ajanjaksot kannattaa kaikki merkitä itselle ylös kalenteriin. Tällöin ensinnäkin muut tietävät kokouksia varatessaan, milloin olet käytettävissä ja milloin sinun täytyy esimerkiksi käyttää aikaa johonkin itsenäiseen työskentelyyn, ja eivät silloin varaa kokousta sellaiseen ajankohtaan. Toiseksi, pysyt itse paremmin kärryillä milloin sinun täytyy tehdä mitäkin ja olet silloin varannut itsellesi aikaa tekemiselle. Suunnitelmallisuus parantaa tutkitusti työn tehokkuutta ja onnistumista.
Kalenterimerkintöjen tekemisessä itselle kannattaa huomioida ainakin 1. kalenterin näkyvyys muille, 2. vapaa-varattu -tila ja 3. ilmoitusasetukset.
1. Jos käytössäsi on kalenterin yksityiskohtien jakaminen muille, tällöin joitain kalenterimerkintöjä kannattaa asettaa yksityiseksi. Tämä onnistuu uuden kalenterimerkinnän luomisen aikana, kun valitset "Yksityinen" / "Private". Toisaalta taas jo teet yksityisen merkinnän esimerkiksi hammaslääkäriajasta, voi olla joko hyvä julkaista tapahtuman paikka tai varata pidempi aikaväli varatun hammaslääkäriajan ympärille, ettei sinulle ehdoteta välittömästi ajan jälkeen tai ennen sitä tapahtuvaa kokousta toisella puolella kaupunkia.
2. Omiin kalenterimerkintöihin kannattaa aina aktiivisesti valita tarkoituksen mukainen tila. Tämä tapahtuu kalenterimerkinnän luomisen aikana "Näytä muodossa" tai "Näytä tilana" / "Show as" -kohdasta valitsemalla joku tiloista: "vapaa, varattu, alustava, poissa" / "free, busy, tentative, out of office". Jos merkitset kalenteriisi vapaapäivän tai aiot pitää vaikkapa iltapäivän vapaata, kannattaa merkitä "poissa" / "out of office", jotta muut tietävät ettet ole tavoitettavissa lainkaan sinä aikana. Yleisesti merkinnöissä kannattaa käyttää "varattu" / "busy" -valintaa. Mutta jos aiot tehdä itsenäistä työskentelyä, jolle ei ole niin tärkeää milloin se tapahtuu, voit laittaa kalenterimerkinnän itsellesi, mutta jättää sen tilaksi "vapaa" tai "käytettävissä" / "free", jotta siihen voi mahdollisesti ehdottaa kokousaikaa.
3. Ilmoitusasetuksia kannattaa muokata sen mukaan, haluaako esimerkiksi päivittäin huomautuksen lounasajasta vai ei. Toistuvia tapahtumia, kuten päivittäisen lounasajan, voi merkitä kalenteriin valitsemalla kalenterimerkinnän luomisen aikana yläpalkista "Toistuvuus" / "Recurrence" -painikkeen. Itselle tarkoitetuista kalenterimerkinnöistä voi joskus olla hyödyllistä saada ilmoitus, joskus ei. Ilmoituksen Office-portaalissa tai Outlookissa lisäksi voit asettaa erikseen käyttämäsi laitteen perusteella joko työpöytäilmoitukset tai mobiililaitteen push-ilmoitukset päälle. Näin saat ilmoituksen esimerkiksi puhelimesi näytölle jokaisesta kalenterimerkinnästä, johon olet asettanut ilmoituksen.