Sähköisen kalenterin tarkoituksenmukaisen toiminnan takaamiseksi on hyvä noudattaa yhteisiä pelisääntöjä. Tässä niistä tärkeimmät. Hyviä kalenterin käytön käytäntöjä noudattamalla kalenterivarausten teko ja tapaamisten järjestäminen sujuu parhaiten!
Sähköisen kalenterin ajantasaisuus kaikilla käyttäjillä
Jotta kokouskutsuja ja aikataulutus-toimintoa voisi käyttää sen täydellä potentiaalilla, kaikkien kutsuttavien omat sähköiset kalenterit tulisi olla ajan tasalla. Tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tulevat kokoukset, vapaat ja itsenäisen tekemisen aikavälit olisivat merkittyjä kalentereihin. Vapaa/varattu-tila riittää, mutta etenkin varattu- ja poissa-tilojen olisi syytä näkyä kaikkien kokousaikoja varaavien silmille.
Aikataulutuksen perusteella varattu kokousaika ei ole vielä lukkoon lyöty ajankohta
Vaikka aikataulutus-toiminto antaa ihannetilanteessa tiedon siitä, milloin osallistujat olisivat vapaana ja käytettävissä kokousta varten, aika ei ole ensimmäisen varauksen myötä lukkoon lyöty. Jollain osallistujista saattaa olla tyhjässäkin kohdassa siirtymä esimerkiksi kampukselta toiselle tai varattu lounasaika ilman kalenterimerkintää, tai ylipäänsä ei ole merkattuna kaikkia menoja sähköiseen kalenteriin. Täten kalenterivarauksen teko on vasta ehdotus mahdollisesta kokousajasta. Kutsujan tulee siis vielä odottaa vastaukset osallistujilta, ennen kuin kokousaika on sovittu kaikkien osapuolien toimesta.
Kalenterikutsuihin tulee vastata
Saatuun kalenterikutsuun tulee vastata klikkaamalla kyllä -ehkä -ei. Vasta tämän vastauksen jälkeen merkintä näkyy kalenterissa oikealla tilalla ja myös kutsun lähettäjä tietää, ketkä osallistujista on pääsemässä ja voi tarvittaessa vaihtaa vielä kokousaikaa. Jos kyseessä on suuren massan kokous, voi olla kohteliasta painaa kyllä- napin vieressä olevaa pientä nuolta (toimii ainakin Outlook-työpöytäsovelluksessa) ja valita "Älä lähetä vastausta" / "Do not send a reponse". Tällöin kutsun lähettäjä välttyy kymmeniltä vastaussähköposteilta. Mutta varsinkin alle kymmenen hengen kokouksissa on hyvä antaa automaattisen vastauksen lähteä kutsujalle.
Silloin jos kokous on tärkeä eikä sen ajankohta sovi itselle, on erittäin tärkeää vastata mahdollisen viestin kanssa kutsuun, esimerkiksi "Vastaa kommenteilla:" "En pääse tuolloin, sovitaanko toinen aika". Pelkkä hylkäys on myös mahdollinen, mutta silloin voi olla hyvä laittaa Teams-viesti tai sähköposti vielä perään miksi hylkäsi kutsun.
"Ehkä" -vastaus on mahdollinen käytettävä, jos ei ole vielä varma pääsemisestään ja sitä voi käyttää varsinkin silloin, kun kokoukseen osallistuminen ei ole välttämätöntä omalla kohdalla.