Microsoft Teamsin ja Sharepointin yhteiskäyttö


 

Teamsin materiaalit synkronoituvat automaattisesti Sharepointiin

Materiaalit pysyvät kuitenkin tiimin sisäisinä sielläkin, ellei niitä haluta jakaa. Jakaminen onnistuu Sharepointissa yksittäiselle henkilölle tai ryhmälle. Sekä yksittäisen henkilön ja ryhmän käyttöoikeuksia voidaan muuttaa tiedostokohtaisesti. Tiedoston omistaja voi valita, voivatko muut tarkastella, kommentoida vai muokata tiedostoa. Tiedostossa tapahtuvat lisäykset, muokkaukset, kommentit ym. näkyvät reaaliaikaisesti sekä Teamissä että Sharepointissa. 

     

Jos olet Teamsissa useammassa tiimissä ja materiaalien löytäminen Sharepointissa on vaikeaa sen paljouden takia, voit helposti rajata materiaalit tiimikohtaisesti ruudun vasemmasta laidasta, jossa näkyvät Teamsin tiimien nimet.

 

Miksi sitten Sharepoint eikä vain Teams?

Sharepoint mahdollistaa tiedostojen hallinnan helpommin ja nopeammin, kun kaikki tiedostot löytyvät samasta paikkaa. Käyttöliittymältään Sharepoint on myös kevyempi, jolloin tiedostojen availu ja yhteistyöskentely sujuvat vaivattomammin. Tarvittaessa voit myös poistaa turhia tiedostoja tai lisätä sinulle tärkeät tiedostot suosikeiksi, jolloin ne ovat helpommin löydettävissä. Näet Sharepointista myös kootusti kaikkien tiimien tiedostojen muokkaukset.

Sharepointissa rajausmahdollisuudet ovat Teamsia laajemmat. Voit esimerkiksi myös tarkastella, mitä kukin henkilö on Sharepointiin jakanut, tai mitä yksittäisissä kokouksissa on jaettu. Esimerkiksi kokous/luentotallenteiden löytäminen on Sharepointin kautta helpompaa.

 

Miten näen helposti, missä tiedostot ovat?

Tiedostojen sijainnin näkee ehkä helpoiten Tiedostonhallinnan (File Explorer) kautta.