Sisällysluettelo
Mitä Nextcloudin ryhmäkansiot ovat?
Miten ryhmäkansioon lisätään uusia ylläpitäjiä ja käyttäjiä?
Mitä Nextcloudin ryhmäkansiot ovat?
Nextcloudin ryhmäkansio on ihanteellinen tallennusratkaisu tutkimusryhmille ja aina silloin, kun aineistoa kerää, käsittelee ja hallinnoi useampi henkilö. Ryhmäkansiot eroavat henkilökohtaisista Nextcloud-tileistä siinä, ettei niiden käyttöikä riipu yksittäisten tutkijoiden JYU-tunnusten voimassaolosta. Näin aineistot pysyvät tallessa myös silloin, kun joku ryhmäkansiota hallinnoivista tutkijoista esimerkiksi poistuu yliopistolta. Ryhmäkansioissa on samat jako-ominaisuudet kuin henkilökohtaisilla Nextcloud-tileillä.
Miten haen ryhmäkansiota?
Projektin vastuullinen tutkija hakee ryhmäkansiota haetaan lomakkeella HelpJYUssa:
Ryhmäkansion hakeminen edellyttää kytköstä olemassa olevaan tutkimusprojektiin tai muuta perusteltua syytä. Kansion elinkaarta tulee pystyä arvioimaan sitä haettaessa.
Miten ryhmäkansioon lisätään uusia ylläpitäjiä ja käyttäjiä?
Ryhmäkansion ylläpitäjät voivat lisätä kansioon uusia tavallisia käyttäjiä sekä ylläpitäjiä. Uusilla jäsenillä on oltava JYU-käyttäjätunnukset. Kun ryhmäkansioon lisätään käyttäjiä, on siis hyvä huomata, että vain ne henkilöt, joilla on Nextcloud aktivoituna, näkevät kansion ja pääsevät käyttämään sitä. Henkilöille, joilla ei ole Nextcloudia käytössä, jaetaan aineistoa kansiosta jakolinkkien avulla.
Kun toimit kansion ylläpitäjänä ja haluat lisätä uuden käyttäjän, toimi näin:
1. Kirjaudu OMA - Omien tietojen hallintapaneeliin. Mene Palvelut-välilehdelle ja siellä eTyötilat-näkymään:
2. Näet aktiivisena ne ryhmäkansiot, joihin sinulla on ylläpitäjän oikeudet. Klikkaa kansion nimeä:
3. Avautuvassa valikossa näet nykyiset ylläpitäjät sekä tämänhetkiset muut käyttäjät. Klikkaa "Lisää jäseniä":
4. Hae lisättävä henkilö suku- ja etunimellä avautuvasta hakuvalikosta. Jos henkilö tulee ylläpitäjän rooliin, rastita sekä "Jäsen" että "Ylläpitäjä". Jos uusi käyttäjä tulee tavalliseksi käyttäjäksi, rastita vain "Jäsen". Klikkaa lopuksi "Lisää" ja "Tallenna":
4. Valmista! Nyt uusi jäsen näkee ryhmäkansion Nextcloud-päänäkymässään JYU Groups -hakemistossa, kun hän kirjautuu Nextcloudiin tunnuksillaan osoitteessa https://nextcloud.jyu.fi:
5. Jos uusi jäsen ei vielä ole ottanut Nextcloudia käyttöön, ohje löytyy täältä: Nextcloudin käyttöönotto — HelpJYU.