eTyötila on digitaalinen tila, jolla voidaan hallita käyttöoikeuksia ja digitaalisia resursseja, sekä jakaa nämä oikeudet tai resurssit tilaan liitetyille henkilöille. Tilaan voidaan liittää erilaisia sähköisiä palveluita, jolloin liitetyt palvelut ja niissä oleva tietosisältö on ryhmään liitettyjen jäsenten käytettävissä. eTyötila on tarkoitettu tarpeisiin, joissa esimerkiksi halutaan luoda projektiryhmälle yhteisesti käytettävät resurssit, joihin pääsyä hallinnoi projektipäällikkö. Projektin elinkaaren aikana voidaan aktivoida uusia resursseja tai käyttöoikeuksia kulloistenkin tarpeiden mukaan.

Tilaan voidaan liittää useampia erilaisia resursseja, esimerkiksi verkkolevyhakemisto, Nextcloud-tila, osa M365- ympäristössä olevista palveluista tai muita ryhmätietoja käyttäviä palveluita. Osa resurssiliitoksista on tehtävissä kevyellä työllä ja osa voi edellyttää erillisen teknisen integraatiototeutuksen.

Jokaisella työtilalla on elinkaari (voimassaoloaika), jonka päätyttyä tilaan liitetyt resurssit ja käyttöoikeudet automaattisesti poistetaan. Elinkaarimallilla varmistetaan, että tarpeettomia tietoja ja oikeuksia ei jää pysyvästi järjestelmiin, vaan pysyvästi säilytettävät tiedot on asianmukaisesti arkistoitu pysyväistalletukseen tarkoitettuihin järjestelmiin. Tästä johtuen tilan ylläpitäjällä on tärkeä rooli tilan hallinnoijana varmistaa, että käyttötarpeen ja tilan elinkaaren päätyttyä tilaan liitetyt mahdolliset säilytettävät resurssit ja tiedot on tallennettu pitkäaikaissäilytykseen tarkoitettuihin järjestelmiin.

 

eTyötilan hallinnointi

Tilan ylläpitäjä(t) voivat hallinnoida tilaan liitettyjä käyttäjiä, työtilan voimassaoloaikaa ja siihen liitettyjä resursseja.

Ylläpitäjän vastuulla on huolehtia, että tilassa on aina oikeat käyttäjät. Käyttäjät pysyvät tilan käyttäjinä niin kauan aikaa, kunnes käyttäjät poistetaan tilan ylläpitäjän toimesta tilasta. Tarpeeton eTyötila voidaan päättää ja poistaa asettamalla työtilan voimassaoloaika lähitulevaisuuteen.

 

eTyötilan käyttöönotto

1. Jotta saat eTyötila palvelun käyttöösi, tulee sinun lähettää pyyntö eTyötilan tarpeesta HelpJYU lomakkeella

Tarvittavia tietoja eTyötilan luomiseksi:

• Anna eTyötilalle nimi. Nimi voi olla max 35- merkkiä pitkä. Nimi alkaa aina ews- (alkua ei voi muuttaa). Sallittuja merkkejä ovat a-z, 0-9 ja -
• Kirjoita kuvaus eTyötilalle
• Aseta päättymispäivämäärä (tämä voi muuttaa myöhemmin, max 5- vuotta)
• Ilmoita eTyötilan ylläpitäjä(t)

2. eTyötila näkymä tulee näkyviin OMA- palvelussa (palvelut-välilehti): https://account.jyu.fi/ Saat lisäksi sähköpostiisi viestin eTyötilan perustamisesta.

3. Klikkaa eTyötilasi nimeä saadaksesi asetukset auki. Saat auki perustiedot eTyötilasta:

eTyötilan ylläpitäjänä voit muokata tästä näkymästä eTyötilan päättymispäivää. Voit luoda myös eTyötilalle sähköpostilistan klikkaamalla "+Aktivoi resurssi".

Lue lisää sähköpostilistasta: maillists.jyu.fi sähköpostilista

4. Jäsenet- välilehdeltä näet eTyötilasi jäsenet. Voit lisätä jäseniä klikkaamalla "+Lisää jäseniä".

5. Etsi henkilöä nimellä (1.) haku kentästä. Valitse henkilö klikkaamalla "Lisää" (2.). Tallenna muutokset (3.).