Kun työsuhde tai opinnot Jyväskylän yliopistossa päättyvät, on tärkeää huolehtia jaettujen tiedostojen asianmukaisesta käsittelystä. Tämä ohje auttaa varmistamaan, että tärkeät dokumentit näkyvät suhteen päätyttyä jaetuille henkilöille, jaettujen tiedostojen käyttöoikeudet ovat kunnossa ja, että tiedostot tallennetaan turvallisesti yliopiston järjestelmiin.

 

Jaetut tiedostot ja niiden säilyminen

Tunnista, mitkä tiedostot ovat tarpeen jakaa muille. Jaetut tiedostot eivät saa olla yhden henkilön henkilökohtaisen tilin (esim. OneDrive tai U: -asema) varassa, jos tiedostoja tarvitaan jatkossa.

Kun käyttäjän oikeudet päättyvät, OneDrivessa ja U: -asemalla olevat tiedostot ja niihin jaetut linkit lakkaavat toimimasta, ellei omistajuutta tai sijaintia ole muutettu etukäteen.

Älä luota pelkkiin jakolinkkeihin. Linkki saattaa vanhentua tai hävitä kun käyttäjän tili poistuu. Tämä koskee myös sisäisiä linkkejä OneDrive:ssa ja SharePointissa. Käytä linkkien sijaan ryhmien tai tiimien käyttöoikeuksia. Jos linkki kuitenkin halutaan käyttää niin varmista, että tiedosto on SharePointissa ja useammalla henkilöllä on omistaja- ja muokkausoikeus.

Suositellaan siirtämään jaettavat tiedostot yliopiston verkkolevylle (S: -asema) tai SharePointiin, esimerkiksi Teams-kanavan alle.

• S: -asemalle voit ladata tiedoston käytettäväksi tiimillesi (S: -asema ei yleensä ole käytössä opiskelijoilla, vain henkilökunnalla)
• Tallenna jaettavat aineistot aina:
  • SharePoint-sivustolle: https://jyu.sharepoint.com/_layouts/15/sharepoint.aspx tai
  • Teams-tiimin Tiedostot-välilehdelle

Näissä tiedostot kuuluvat ryhmälle, eivät yksittäiselle henkilölle, ja säilyvät vaikka henkilö poistuu. Muista kuitenkin muuttaa tiedostojen ja tiimien omistaja toiseen, ennen kun käyttöoikeutesi lakkaa.

Microsoft Teams ja Sharepoint -ohje

 

Jaettujen tiedostojen käyttöoikeudet

Päivitä tiedostojen käyttöoikeudet tarpeen mukaan ennen lähtöä, jotta oikeat henkilöt pääsevät tiedostoihin käsiksi. ”Voi muokata”- oikeus antaa henkilön muokata tiedostoa ja ladata tiedoston omalle koneelleen. Laita tarvittaessa tiukemmat oikeudet, jos muokkauksia ei ole tarkoitus tehdä.

Laita SharePointissa ja Teams:ssä ryhmän/tiimin omistajaksi lisäksesi joku toinen.

Varmista, että tietosuoja ja tiedostojen jakaminen noudattavat yliopiston ohjeistuksia. Yliopisto pilvipalveluohjeet.