OHJE JYU SIGN – JÄRJESTELMÄN SÄHKÖISESTÄ ALLEKIRJOITUKSESTA

1. Sähköinen allekirjoitus ei tuo muutosta yliopistolla voimassa oleviin toimivaltuuksiin.
JYU Signia käytettäessä asiakirjan valmistelusta ja allekirjoituksesta vastaa toimivaltamääräyksessä määrätyt henkilöt vastaavalla tavoin kuin, jos asiakirja allekirjoitetaan käsin.
JYU Sign ei ole asiakirjojen neuvotteluun tarkoitettu väline, vaan sitä käytetään ainoastaan asiakirjan allekirjoittamiseen siinä vaiheessa, kun asiakirja on allekirjoitusvalmis. Muutamia seikkoja on kuitenkin huomioitava jo valmisteluvaiheessa.

 

2. Sähköisen allekirjoituspyynnön lähettämistä varten tarvitset oikeudet käyttää ja luoda sähköisiä allekirjoitustapahtumia JYU Sign -palveluun. Voit aktivoida JYUSign allekirjoitusten lähettämisen oikeudet Oma-palvelussa (välilehdellä "Palvelut"). JYU Sign -palveluun kirjaudutaan osoitteesta https://sign.jyu.fi. Kaksivaiheisessa kirjautumisessa käytetään yliopiston käyttäjätunnuksia ja Microsoft Authenticatoria. 

3. Asiakirjan valmisteluvaiheessa yliopiston vastuuhenkilö (esim. HR-koordinaattori, controller, hallintopäällikkö tai lakimies) varmistaa osapuolilta, että sähköinen allekirjoitus on käyttökohteessa hyväksyttävissä.
[Sopimukset käyttökohteena: Sähköisen allekirjoituksen käyttömahdollisuus on syytä kirjata sopimukseen. Samalla on poistettava asiakirjakappaleita koskevat ehdot (esim. ”tätä sopimusta on laadittu kaksi samasanaista kappaletta”). Muokkaa tarvittaessa myös sopimuksen allekirjoituskohtia yhteensopivaksi sähköisen allekirjoituksen käytön kanssa.]

JYU Signia käytettäessä kaikkien osapuolten on allekirjoitettava asiakirja sähköisesti. Sähköistä allekirjoitusta varten asiakirjasta vastaava henkilö pyytää nimenkirjoitusoikeuden omaavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot hyvissä ajoin asiakirjan valmisteluvaiheessa. Nämä tiedot ovat olennaisia sähköisen allekirjoitusprosessin onnistumiseksi.

 

4. Vastuuhenkilö toimittaa lopullisen asiakirjan liitteineen JYU Signin kautta osapuolille allekirjoitettavaksi. Liitteiden on ehdottomasti oltava allekirjoituspyynnössä mukana, jotta ne tulevat allekirjoitetun asiakirjan osaksi. Allekirjoitettavan asiakirjan sisältöä selvittävät tai allekirjoittamisen tarpeellisuutta perustelevat asiakirjat toimitetaan allekirjoittajalle erikseen

 

5. Kirjaudu JYU Sign –palveluun. Paina JYU Signin aloitussivulta painiketta ”Lähetä dokumentteja allekirjoitettavaksi” tai vasemmasta sivupalkista ”+ Lähetä dokumentti”. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Seuraavaksi avautuu valinta ”Valitse pyynnön tyyppi”. 

Valitse vaihtoehto 1 ”Normaali allekirjoitus”, joka on valittuna oletuksena.

Vaihtoehto 2 ”Allekirjoita varmennekortilla” valitaan, mikäli tarvitaan vahva allekirjoitus, joka tehdään erillisellä varmennekortilla. Näitä kortteja on mm. dekaaneilla ja rehtorilla

7. Avautuu sivu ”Muokkaa allekirjoituspyyntöä”, josta pääset täydentämään tarvittavat tiedot. 

Vaihe 1 - Perustiedot

• Allekirjoituspyynnön nimi (käytetään myös pyyntöön liittyvissä sähköpostiviesteissä)
• Määräaika (Pyynnön määräaika, määräajankin jälkeen allekirjoituspyynnön voi käydä allekirjoittamassa)
• Muistutusviesti (Automaattinen sähköposti muistutus ennen määräaikaa)
• Voit myös yhdistää allekirjoitettavat dokumentit allekirjoitusten jälkeen yhdeksi pdf-tiedostoksi erillisten sijaan. Yhdistämistoimintoa tulee käyttää esimerkiksi sopimusten liitteiden kanssa, jotta myöhemmin voidaan varmistua siitä, missä muodossa sopimuksen liitteet hyväksyttiin. HUOM! Liitteet -kohtaan laitettavia dokumentteja ei allekirjoiteta eikä yhdistetä allekirjoitettavien dokumenttien kanssa. Laita siis kohtaan "Allekirjoitettavat dokumentit" kaikki sellaiset asiakirjat, jotka pitää allekirjoittaa (esimerkiksi sopimuksen liitteet).

• Allekirjoituspyynnön arkistointi - voit valita toimitetaanko allekirjoitetut dokumentit kirjaamoon arkistoitavaksi. Mikäli toimitetaan, kirjoita oheiseen kenttään saatteeksi mitä asiakirjoja toimitat arkistoitavaksi. Saateviesti näkyy kirjaamolle lähtevässä sähköpostissa. HUOM! Allekirjoitetuista asiakirjoista lähtee kirjaamoon viesti kerran vuorokaudessa (allekirjoitusta seuraavana yönä); ei siis välittömästi kun asiakirjat on allekirjoitettu
• Luottamuksellisuus - voit merkitä allekirjoitettavat dokumentit joko luottamuksellisesk tai salaiseksi.
  • Ei määritetty = Omistaja, asianhoitajat, vastaanottajat ja pääkäyttäjät näkevät pyynnön kaikki tiedot. 
  • Luottamuksellinen = Omistaja, asianhoitajat ja vastaanottajat näkevät pyynnön kaikki tiedot. Pääkäyttäjät eivät näe pyynnön dokumentteja. 
  • Salainen = Omistaja, asianhoitajat ja vastaanottajat näkevät pyynnön kaikki tiedot. Pääkäyttäjät eivät näe pyyntöä.

 

• Liitä allekirjoitettavat dokumentit. Allekirjoitus tulee jokaisen "Allekirjoitettavat dokumentit" -kenttään lisätyn dokumentin loppuun. HUOM! Laita kohtaan "Allekirjoitettavat dokumentit" kaikki sellaiset asiakirjat, jotka pitää allekirjoittaa (esimerkiksi sopimuksen liitteet). Järjestelmä muuttaa tiedostot pdf:ksi automaattisesti. Excel-muotoiset tiedostot ja laskentakaavoja sisältävät word-tiedostot on kuitenkin syytä muuttaa pdf:ksi jo ennen JYU Signiin lisäämistä, koska JYU Signin suorittama muunnos ei näiden asiakirjojen kohdalla ole välttämättä luotettava.
• Lisää tarvittavat liitteet. Liitteitä ei allekirjoiteta eikä niitä yhdistetä samaan tiedostoon allekirjoitettujen dokumenttien kanssa. Liitteet kulkevat allekirjoitusjärjestelmän läpi muuttumatta. Ne on siis tarkoitettu varsinaisten allekirjoitettavien dokumenttien tueksi. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vaihe 2 - Vastaanottajat

Allekirjoityspyynnön viesti vastaanottajille

Voit lisätä viestin allekirjoituspyyntöön. Viesti näkyy allekirjoituspyynnössä sekä sähköpostiviestissä allekirjoittajille. Saateviestinä voi käyttää esim. seuraavaa muotoilua:

Hyvä vastaanottaja,

Pyydämme perehtymään oheiseen dokumenttiin sekä mahdollisiin liitteisiin ja allekirjoittamaan dokumentit sähköisesti. Sähköinen allekirjoitus vastaa juridisesti käsin tehtyä allekirjoitusta. Mikäli teillä on kysyttävää allekirjoittamiseen liittyen, pyydän ottamaan yhteyttä [lisää tähän yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero].

[Lähettäjän yhteystiedot]

tai englanniksi:

Dear Recipient,

We kindly ask you to review the enclosed agreement together with the appendices and sign the documents electronically. The electronic signature must be confirmed by the code. Please note, that the electronic signature has the same legal effect as a handwritten signature.

In case you have questions regarding the signing of the documents, please be in contact with [add name and phone number].

[Add the sender]

Voit tallentaa viestisi fraaseihin. Fraasit tallentuvat sijaintiin: “Asetukset - Fraasit”. Voit myös valita jo tallennetuista fraaseista.

Allekirjoittajat

Voit lisätä itsesi painamalla ‘+Lisää minut’ -painiketta.

Allekirjoittajat: Lisää uusi allekirjoittaja kirjoittamalla sähköpostiosoitteen alkuosa. Ennustava syöttö hakee järjestelmään jo tallennetut yhteystiedot. Voit lisätä uuden kutsukäyttäjän kirjoittamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen ja paina esille ilmaantunutta ”+Lisää kutsukäyttäjä” -painiketta tai ’Enter’. Täytä tarvittavat tiedot ja tarkista puhelinnumero sekä sähköpostiosoite vielä kertaalleen. HUOM: syötä suomalaiset numerot kansainvälisessä muodossa eli +358-alkuisena). Voit tallentaa tiedot tarvittaessa tulevaa käyttöä varten.

• Lisätyt allekirjoittajat. Lisättyjen kutsukäyttäjien tietoja voi muokata painamalla kynästä tai vastaanottajan voi myös poistaa painamalla punaista ruksia. Viemällä hiiren käyttäjänkuvakkeen päälle ja odottamalla näet nopeasti lisää tietoja vastaanottajasta (nimi, sähköposti, puhelin sekä titteli).
• Mikäli allekirjoittajia on enemmän kuin yksi, on mahdollista määrittää, tuleeko käyttäjien allekirjoittaa tietyssä järjestyksessä. Työsopimusten allekirjoituksissa ensimmäinen allekirjoittaja on aina yliopiston allekirjoittaja. Järjestys on ylhäältä-alas ja käyttäjä voi raahata lisättyjä käyttäjiä haluamaansa järjestykseen.
• Mikäli allekirjoittajia on enemmän kuin yksi, on mahdollista määrittää myös lisäasetukset. Lisäasetukset -osiosta järjestelmä tarkistaa molemmat ehdot.
  • Voiko joku hylätä tämän allekirjoituspyynnön
  • Kuinka monen vastaanottajan tulee hyväksyä tai hylätä, jotta pyyntö voi edetä automaattisesti seuraavaan vaiheeseen
• Voiko joku muu hoitaa pyyntöä puolestasi
  • Asianhoitajat: Voivat hallinnoida allekirjoituspyyntöä ja seurata sen edistymistä loman tai muun poissaolon aikana
  • Tiedoksisaajat: Voivat vain lukea allekirjoituspyynnön tiedot sekä ladata dokumentteja.

 

Vaihe 3 - Allekirjoituksen ulkoasu

Valitse allekirjoitettavan dokumentin asettelu klikkaamalla ensin dokumenttia. Tämän jälkeen voit valita, haluatko lisätä siihen erillisen allekirjoitussivun (oletuksena) vai itse määrittää allekirjoituskentät asiakirjaan. Suositeltava tapa on käyttää erillistä allekirjoitussivua.

 

Vaihe 4 - Yhteenveto ja lähettäminen

Allekirjoituspyyntö lähetetään vastaanottajille ”Lähetä” –painikkeella.

Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet pyynnön, lähettäjä ja allekirjoittaja(t) saavat sähköpostilla linkin allekirjoitettuun asiakirjaan.

 

Allekirjoituspyynnön lähettämisen jälkeen

Kun kaikkien osapuolten allekirjoitukset on saatu, vastuuhenkilö kokoaa allekirjoitukset ja toimittaa allekirjoitetun asiakirjan yliopiston kirjaamoon sekä vastapuolelle. JYU Sign säilyttää allekirjoitetut sopimukset vain lyhyen ajan (30 päivää), jonka vuoksi sopimukset tulee arkistoida aina heti niiden valmistuttua kirjaamoon. Allekirjoitetut dokumentit ladataan palvelusta. Älä muuta tiedostonimeä kun tallennat allekirjoitettua asiakirjaa, sillä tämä voi rikkoa allekirjoitussertifikaatin.

Jyväskylän yliopiston varmenne näkyy allekirjoitetun pdf-dokumentin tiedoissa. Huom! Avaathan allekirjoitetun dokumentin vain käyttäen Adobe Acrobat Reader DC – ohjelmistolla. Muut PDF-ohjelmat (esim. PDF Exchange Editor) eivät välttämättä näytä sertifikaatin ja allekirjoituksen tietoja oikein.

On suositeltavaa, että dokumentteja ei jätettäisi Sarake Sign –palveluun pidemmäksi aikaa kuin on välttämätöntä. Kun allekirjoituspyyntö on valmis ja dokumentit ladattu arkistoitavaksi, poista pyyntö ja siihen liittyvät dokumentit.

Lähettämisen jälkeen löydät pyynnön kohdasta ”Allekirjoituspyynnöt - Lähetetyt”. Näet etusivulta allekirjoituspyyntöjesi tilanteen, mistä pääset myös haluamaasi listanäkymään laatikkoa painamalla (Keskeneräiset, Valmiit tms.).

 

Lähetetyn allekirjoituspyynnön hallinnointi

• Voit muuttaa määräaikaa
• Delegoi: Oman allekirjoituksen sijaan voit delegoida pyynnön myös eteenpäin, jolloin osallistujille lähtee tästä viesti (Ilmoitusasetusten ehdoilla).
• Hylkää: Mikäli et halua allekirjoittaa pyyntöä, voit hylätä sen
• Allekirjoita: Allekirjoittaa dokumentit
• Muokkaa: allekirjoituspyyntöä ja sen vastaanottajia voidaan muokata niin kauan, kunnes ensimmäinen allekirjoitus pyynnölle on tehty. Muokkaus vaihtaa pyynnön tilan jälleen luonnokseksi.
• Päätä allekirjoituspyyntö: Allekirjoituspyynnön tila muuttuu valmiiksi sekä olemassa olevat allekirjoitukset kerätään dokumentille.
• Keskeytä: Allekirjoituspyyntö päätetään ja allekirjoituksia ei kerätä dokumentille. Tila muuttuu
• Lataa kaikki: Pakkaa kaikki dokumentit .zip -tiedostoksi ja lataa ne tietokoneelle
• Lähetä muistutus: Lähettää muistutuksen vastaanottajille, jotka eivät ole allekirjoittaneet (Ilmoitusasetusten puitteissa)
• Muokkaa kutsukäyttäjän puhelinnumeroa tai sähköpostia (Vain allekirjoituspyynnön lähettäjän tai asianhoitajan käytössä)
• Lisää allekirjoituspyynnölle asianhoitaja, joka voi hallinnoida pyyntöä
• Lataa yksittäinen tiedosto. Valitse ensin ladattava dokumentti klikkaamalla sitä ja sitten paina esikatselun ala-osasta ’Lataa’ -painiketta.
• Kommentit: Täällä allekirjoituspyynnön osallistujat voivat kommentoida pyyntöä