Sähköpostia voi käyttää useilla eri tavoilla, kuten tietokoneen Outlook-ohjelmalla, nettiselaimella, tai puhelimella? Näiden osalta on joitain eroavaisuuksia sähköpostin näkyvyydessä, jotka on hyvä tietää. Lue lisää sähköpostin käytöstä eri sovelluksilla.
Sähköposti ei näytä kaikkia viestejäni? En löydä etsimääni sähköpostia? Ovatko nämä tuttuja kysymyksiä, joita esität itsellesi silloin tällöin sähköpostia käyttäessäsi?
Tiesitkö, että sähköposti käyttäytyy hieman eri tavalla, kun luet sitä eri sovelluksilla?
Sähköpostia käyttäessä on hyvä tietää, että sähköposti toimii hieman eri tavoin riippuen sovelluksesta, jolla sähköpostia käytät. Olemme koonneet tähän uutiseen vinkkejä eri sovellusten osalta.
Sähköpostia ja kalenteria voi käyttää nettiselaimen kautta kirjautumalla tunnus@jyu.fi -muotoisella yliopiston Microsoft-tilillä osoitteessa https://outlook.office.com/mail/
Nettiselaimella näet kaikki palvelimella olevat sähköpostit ja kalenterimerkinnät aina työsähköpostin käyttöönotosta tai nykyisen sähköpostipalvelun käyttöönotosta alkaen, jos työsuhde on alkanut ennen Microsoftin sähköpostin käyttöönottoa.
Käyttäessäsi sähköpostia ja kalenteria tietokoneelle asennetulla Outlook-ohjelmalla, vaikuttavat ohjelman asetukset siihen kuinka pitkältä ajalta sähköpostit ladataan paikallisesti koneelle. Oletuksena Outlook säilyttää koneella kaikki kalenterimerkinnät ja sähköpostit viimeisen vuoden ajalta.
Tätä vanhemmat viestit saa näkyviin, joko muuttamalla Outlookin asetuksista paikallisesti ladattavien viestien aikaa pidemmäksi tai käyttämällä Outlookia nettiselaimella. Digipalvelut suosittelevat nettiselaimen käyttöä.
Puhelimella sähköpostia ja kalenteria käytettäessä käytettävän sovelluksen asetukset vaikuttavat viestien säilymiseen paikallisesti. Tyypillisesti puhelimen muistissa säilytetään vain muutamien päivien sähköpostiviestit. Nähdäksesi viestejä pidemmälle on suositeltavaa käyttää sähköpostia tietokoneen Outlook-sovelluksella tai nettiselaimella.
Sähköpostisovelluksen asetuksista tietokoneella ja puhelimessa voi muuttaa sähköpostin paikallisten viestin säilyvyyttä. Asetuksia muutettaessa on hyvä arvioida omia tarpeita ja säätää asetuksia sen mukaisesti. Suurella osalle käyttäjistä sähköpostiohjelmien oletusasetukset ovat riittävät.
katso kohta Offline-tilassa säilytettävän sähköpostin määrän muuttaminen
Jos menet nettiselaimella henkilökuntasähköpostin pilvipalveluun, näet kaikki palvelimella olevat sähköpostit ja kalenteritapahtumat "aikojen alusta saakka"(*
Käyttäessäsi sähköpostia ja kalenteria tietokoneelle asennetulla sähköpostiohjelmalla, ohjelman asetukset vaikuttavat siihen kuinka pitkältä ajalta postit ja kalenteritapahtumat ladataan sähköpostipalvelusta paikallisesti koneelle. Oletusasetukilla Outlook pitää koneella kaikki kalenteritapahtumat ja yhden vuoden sähköpostit - nähdäksesi sitä vanhemmat viestit, kannattaa mennä sähköpostiin nettiselaimella.
Käyttäessäsi sähköpostia ja kalenteria puhelimelle asennetulla sähköpostiohjelmalla, ohjelman asetukset vaikuttavat siihen kuinka pitkältä ajalta postit ja kalenteritapahtumat ladataan sähköpostipalvelusta paikallisesti puhelimeen. Tyypillisesti puhelimen muistissa pidetään vain muutamien päivien sähköpostiviestit ja vain muutaman kuukauden kalenteritapahtumat. Nähdäksesi tätä pidemmälle, kannattaa mennä sähköpostiin nettiselaimella tai tietokoneella.
Ei ole mielekästä säilyttää kaikkea sähköpostiliikennettä täyttämässä puhelimen tai tietokoneen rajallista tallennustilaa. Emme palaa kovin monen päivän takaisiin viesteihin kovinkaan usein. Tarvittaessa viestit löytyvät sitten postipalvelimelta nettiselainta käyttämällä. Tämän takia kannattaa harkita asetukset omia tarpeita vastaavaksi, mutta mieluummin ei säilyttää posteja paikallisesti tarpeettoman pitkältä ajalta. Suurelle osalle käyttäjistä sähköpostiohjelmien oletusasetukset sähköpostin ja kalenterin näkyvyydestä ovat riittävät.
(* "aikojen alusta saakka"
= työsähköpostin käyttöönotosta, tai nykyisen sähköpostipalvelun käyttöönotosta alkaen jos työsuhde on alkanut ennen Microsoftin sähköpostin käyttöönottoa
Ohje: Microsoft Outlook, Offline-tilassa työskenteleminen
katso kohta Offline-tilassa säilytettävän sähköpostin määrän muuttaminen