1) Luo uusi lomake

1. Avaa selaimella forms.microsoft.com
2.  Kirjaudu käyttämällä tunnuksestasi muotoa käyttäjätunnus@jyu.fi
3.  Valitse Uusi lomake (New Form).
   
4. Nimeä lomake, esimerkiksi: 
   ”Sähköpostilistalle liittyminen – [listan nimi]”
5. Lisää tarvittaessa kuvaus, esim.: 
   ”Tämän lomakkeen kautta voit liittyä [listan nimi] -sähköpostilistalle. Antamiasi tietoja käytetään vain listalle lisäämiseen.”

2) Lisää tarvittavat kentät

1. Valitse “Pika-aloitus”
2. Lisää kentät:
   • Sähköpostiosoite → Kysymystyyppi: Teksti
     • Ota käyttöön ”Pakollinen”
     • Voit lisätä tarkistuksen: Salli vain sähköpostiosoitteen muoto
       • ⋯ (Kolme pistettä) ja “Rajoitukset”)
       • Valitse rajoituksen tyyppi → “Sähköposti”
   • Nimi → Kysymystyyppi: Teksti
     • Suosituksena, että on “Pakollinen”
   • Mahdolliset lisätiedot: esim. rooli, organisaatio tms. 

Tietosuojailmoitus ja hyväksyntä

Lomakkeelle tulee linkittää tietosuojailmoitus. 

Lisää “osa” nimeltä “Tietosuojailmoitus ja sähköpostiosoitteen liittämisen hyväksyminen sähköpostilistalle”, ja alaotsikoksi “Jyväskylän yliopiston sähköpostilistat -Tietosuojailmoitus löytyy osoitteesta: https://www.jyu.fi/fi/tietosuoja/jyvaskylan-yliopiston-sahkopostilistat-tietosuojailmoitus” 

• Lisää uusi kysymys: Hyväksyn, että sähköpostiosoitteeni lisätään sähköpostilistalle [listan nimi] → Kysymystyyppi: Valinta 
• Valinnoiksi: “Kyllä” ja “En” 

HUOM! M365 Groups postilistan jäsenet voivat nähdä samalla postilistalla olevat muut listan jäsenet ja heidän sähköpostiosoitteensa. Listan ulkopuoliset eivät voi nähdä listan jäseniä tai heidän osoitteitaan.

3) Määritä lomakkeen asetukset

Klikkaa ylälaidasta Asetukset:

• Kuka voi täyttää tämän lomakkeen
  • Kaikki voivat vastata
• Vastausten asetukset
  • Ota käyttöön: Kerää vastuaksia
  • Ota käyttöön: Poista vastaajien kysymysnumero käytöstä
  • Ota käyttöön: Piilota Lähetä toinen vastaus
  • Halutessasi ota käyttöön: Mukauta kiitosviesti ja lisää viestiksi esim. "Kiitos! Tietosi on lähetetty listan ylläpitäjälle."
• Vastausten kuittaukset
  • Ota käyttöön: Saa jokaisesta vastauksesta sähköposti-ilmoitus 
    (helpottaa ihmisten listalle lisäämistä) 
    • Lisää kuittauksen vastaanottajiksi M365 Groups -sähköpostilistan omistajat/ylläpitäjät

4) Jaa lomake käyttäjille

1. Valitse Kerää vastauksia
2. Tarkista vielä, että “Kaikki voivat vastata” on valittuna.
3. Aktivoi “Lyhennä URL-osoitetta” ja kopioi linkki
4. Julkaise kopioitu linkki sähköpostilistasi verkkosivuilla, intrassa tai lähetä suoraan käyttäjille. 

5) Lisää käyttäjä sähköpostilistalle

Kun saat vastauksen sähköpostiin:

1. Avaa listan hallintatyökalu (suositus selainkäyttöinen M365 Groups -hallintanäkymä)
2. Avaa M365 Groups sähköpostilista 
3. Lisää käyttäjä listalle sähköpostiosoitteen perusteella. 
   • Listan nimestä hieman oikealla lisää käyttäjä (add member) -kuvake
4. Vahvista lisäys viestillä.